직원 사원 파일에 무엇을 놓아야 하는가?
다른 경우 액세스는 HR 직원으로 제한되며 직원은 자신의 기록에 대한 액세스 를 요청할 수 있습니다. 변호사는 소송 및 EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) 불만 사항에 대한 인사 기록의 내용을 소환 할 수도 있습니다.
전직 직원도 자신의 인사 기록 사본을 요청할 수 있습니다.
이러한 모든 잠재적 인 용도와 잠재적 인 인력 기록 시청자를 고용주는 인사 기록에서 직원의 경력 기록에 대한 편견없는 사실에 근거한 기록 을 유지하도록주의를 기울여야합니다. 따라서 조직의 인사 기록에 보관하는 문서에이 일반 지침을 적용하십시오.
직원 인사 파일의 내용에 대한 일반 지침
- 인사 기록의 정보는 사실이어야합니다. 관리자 또는 인사 담당자의 의견; 임의의 음표; 잡담; 근거없는 소문; 탐험되지 않은 다른 직원의 질문, 보고서 또는 과격한 주장 추적되지 않고 조사되고 결론 지어지는 혐의들; 다른 사실이 아닌 정보, 해설 또는 메모는 직원의 인사 파일에서 제외되어야합니다.
HR 매니저가 인사 기록에 제출 한 것으로 밝혀진 공격적인 논평 중 최악의 사례 중 하나는 채용 관리자의 인터뷰 노트를 포함했습니다. 한 사람은 "필요에 따라 계단을 오르 내릴 정도로 너무 뚱뚱 할 것 같습니다."라고 말했습니다. 직원, 변호사, 미래의 직원 및 상사가 이러한 의견을 읽는 것을 상상해보십시오.
또 다른 회사의 관리자는 관리자와 다른 사람들이 "Mary가 화를 내지 않았기 때문에 화가났다"며 직원의 파일에 배치했다는 근거가없는 메모를 발견했다. 그녀는 관리자와 함께 일하기 위해 의도적으로 업무를 늦추었다. 문제를 보시겠습니까?
- 인사 기록은 해당 파일 위치에 신중하게 지정해야합니다. 주 및 연방법 , 1996 년 건강 보험 이식성 및 책임 성법 (HIPAA)과 같은 고용 법 및 고용주 모범 사례를 기반으로 회사 직원 기록을위한 프로토콜을 결정합니다.
그런 다음 프로토콜을 고수하십시오. 그들이 의료 파일에 속할 때 인사 파일에 닥칠 무작위 의사의 변명을 찾으려고하지 마십시오. 또한 급여 명세서 파일에서 직원의 판촉 에 대한 근거 및 정당성을 원하십니까?
또한 인력 파일에서 이전 고용주와 토론 할 때 백그라운드 검사 또는 메모가 포함 된 고용 결정 기록을 원하지 않습니다.
- 인사 기록에 문서를 보관하는 관리자, 관리자 및 기타 직원은 문서를 적절히 작성하도록 교육을 받아야합니다. 종업원의 징계 에 따르면 종업원이 완전히 죽을 지라도 인사 기록을 얻지는 못하지만 숙련되지 않은 감독자는 비슷한 진술을하는 것으로 알려져 있습니다.
기록 책임자 인 HR 직원에게 파일에 대한 액세스를 제한하고 인사 파일에 있어야 할 대상과 포함하지 말아야 할 것을 알고 있어야합니다. - 직원의 고용 기록의 긍정적 측면 과 부정적인 측면을 모두 포함하도록 인사 기록에있는 정보의 균형을 유지하십시오 . 너무 자주, 인사 기록은 모든 부정적인 발생을 강조하고 긍정적 인 구성 요소를 놓친다.
- 자신의보고 직원과 공식 회사 직원 기록에 대한 관리자의 개인 메모 간의 차이점을 확인하십시오. 성과 개선 , 프로젝트 및 목표 완료 추적, 승격 및 성과 개발 계획의 공정한 결정에 사용되는 감독자 노트는 회사의 공식 인사 기록이 아닌 관리자의 개인 파일에 속합니다.
관리 파일에 메모를 작성 하고 문서 를 유지 하는 방법에 대해 감독자를 양성 할 필요성을 인식하십시오. 소견이 아닌 사실에 대한 동일한 기준과 소문이 아닌 구체적인 예가 개인 메모에 적용됩니다.
감독자의 개인 메모는 소송의 경우 소환 될 수 있으므로 개인 메모의 경우 조심해야합니다. 관리 직원 파일에있는 공식적인 기록 파일의 사본을 관리 파일에 보관하는 감독자는 권장하지 않습니다.
- 고용 문서 및 면접 노트는 약간의 난제를 제시합니다. 가장 좋은 방법은 채우는 각 위치에 대해 별도의 파일을 유지하는 것입니다.이 파일에는 작업 게시에서 참조 확인까지 해당 위치를 채우는 것과 관련된 모든 문서가 포함됩니다. 신청자의 이력서, 커버 레터 및 신청서는 고용 된 직원의 신청서를 직원 인사 파일로 옮겨야한다는 것을 제외하고는이 파일에 포함되어 있습니다.
이 파일에는 잠재적 인 직원의 자격 요건에 대한 편파적 인 표현을 위해 노력하는 공식 체크리스트와 양식이 있으며 가장 적합한 후보자를 고용하기로 한 결정을 뒷받침합니다. 채용 프로세스 중에 취해진 고용 관리자의 의견과 메모는이 파일에 속하지 않습니다. 인적 자원은 고용 결정에 대한 완전한 문서화를 유지하기 위해이 메모를 수집 할 수 있지만 인사 기록에 속하지 않습니다.
- 승진 , 기회 기회로의 이전 및 급여 인상 과 같은 고용 결정에 관한 사실 문서 는 인사 기록에 속합니다. 직원에 대한 감독자 또는 인사 담당자의 의견은 그렇지 않습니다. 서면 경고문과 같은 공식 징계 조치 문서도 직원의 인사 파일에 속합니다.
인사 기록에 있어서는 안되는 문서의 구체적인 예
다음 정보는 인사 기록에 포함되어서는 안됩니다. 문서는 별도의 파일을 필요로 할 수 있으며, 감독 또는 관리 메모로 분류되거나 고용주가 보관하지 않아야합니다.
- 모든 의료 정보 는 의료 파일에 속합니다.
- 급여 정보 는 급여 파일에 속합니다.
- 근로자의 사회 보장 번호가 포함 된 문서 또는 나이, 인종, 성별, 출신 국가, 장애, 결혼 상태, 종교적 신념 등과 같은 직원의 보호 분류에 관한 정보 는 절대로 인사 파일에 보관해서는 안됩니다.
- 직원의 업무 관리, 목표 설정, 피드백 제공 등의 목적을위한 감독 문서 는 개인, 감독자 또는 관리자 소유 폴더에 보관해야합니다.
- 직원의 불만 사항, 증인 인터뷰, 직원 인터뷰, 조사 결과, 변호사 추천 및 해결, 보복 을 방지하기위한 후속 조치 등의 조사 자료는 인사 기록과 별도의 조사 파일에 있어야합니다.
- 직원 I-9 파일 은 직원 인사 기록이없는 I-9 파일 또는 위치 에 있습니다.
- 범죄 기록, 신용 보고서 등의 배경 조사 와 마약 검사의 결과 를 상사, 관리자 및 직원이 액세스 할 수없는 별도의 파일에 배치하십시오 . SHRM 은이 별도의 파일을 권장하거나이 정보가 직원의 의료 기록에 보관 될 것을 권장합니다.
- 자기 식별 양식 및 정부 보고서와 같은 직원 평등 기회 기록 은 인사 파일이나 감독자가 액세스 할 수있는 곳에서는 보관하지 마십시오.
이 지침을 따르면 귀사는 사실적이고 지원 가능한 고용 기록 및 인사 기록을 해당 지역에 효과적으로 보관하고 있습니다.
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