고용주는 몇 가지 합법적 인 파일과 취업 모범 사례를위한 몇 가지 파일을 보관해야합니다.
사용자가 고용인의 고용 기록을 정확하게 볼 수 있도록 문서화가 필요합니다. 문서는 고용주의 결정을 뒷받침하며 소송에서 고용주를 올바르게 보호 할 수 있습니다.
인사 파일의 내용은 직원의 경력 중 중요한 사건에 대한 역사적인 개요를 제공합니다. 그들은 직원과 그의 경력에 관한 결정을지지합니다. 고용, 판촉, 이전, 보상 및 인정, 해고 결정에 대한 고용주의 논리를 보여줍니다.
다른 지침이 다른 인사 파일 유형과 연결되어 있음
몇 가지 유형의 개인 파일이 권장 되 G로, 각 유형의 개인 파일과는 다른 규칙 W 지 '이 연관됩니다.
- 각 유형의 인사 파일은 그 이유에 따라 기존 및 다른 내용에 대한 다른 이유가 있습니다.
- 각 유형의 인사 파일은 다르게 저장됩니다.
- 인사 파일에 대한 액세스는 대부분의 조직의 특정 직원으로 제한됩니다. 다른 인사 파일 유형에는 다른 액세스 가이드 라인이 있습니다.
- 직원 파일에 대한 직원 액세스가 허용되지만 대부분의 고용주는 직원 핸드북 의 직원 파일 액세스 정책 을 사용하여 직원 액세스 지침을 설정합니다. 다양한 주와 관할 구역마다 규칙이 다르므로 거주 지역의 최신 정보를 확인하십시오.
대부분의 조직에서는 직원의 관리자가 전체 인사 파일에 액세스하는 것을 허용하지 않습니다. 그들은 관리자가 관계자 파일이 아닌 직원 파일에 관련 문서를 보관할 것을 기대합니다.
- 인력 자원 부서가 직원 인사 파일을 소유하고 있으며 책임을집니다.
권장 인원 파일
다음은 권장되는 인사 파일 유형과 작업에 대해 알아야 할 사항입니다.
직원 인사 파일
이것은 고용주가 각 직원에 대해 유지 보수하는 주요 인사 파일입니다. 직원 파일에는 각 직원의 경력 내역이 저장됩니다. 직원 인사 파일에 대해 알아야 할 사항입니다.
의료 파일
고용인 의료 기록 에는 고용주가 반드시 알아야 할 심각한 법적 제한 사항이 있습니다. 다음은 직원 의료 파일의 기밀성 및 내용에 대해 알아야 할 사항입니다.
급여 파일
직원 급여 파일 에 대한 직원 액세스는 의료 또는 인사 파일에 대한 액세스보다 덜 제한적입니다. 급여 정보 파일에는 급여, 급여 선택 , 급여율 변경, 압류 및 직원 급여에 영향을 미치는 기타 법적 문서에 대한 정보가 있습니다. 다양한 회계 및 인사 관리 직원이 급여 파일의 정보에 액세스합니다.
직원을위한 I-9 양식 파일
다양한 정부 기관의 액세스 권한으로 인해 직원 I-9 양식에 대해 별도의 파일을 유지 관리하는 것이 좋습니다. I-9 양식 저장에 대해 자세히 알아보십시오.
인사 파일 개요
직원 인사 파일 에 대한 빠르고 기본적인 정보 만 원하십니까? 직원 인사 파일에 대한 개요는 여기를 확인하십시오.
직원을위한 인사 파일 액세스 정책
각 직원이 자신의 직원 파일에 있는 내용을 알 수있게하려고하지만 파일 의 무결성, 완전성 및 철저성을 제어해야합니다. 직원 및 고용주의 기밀 유지 및 제한된 액세스는 인사 파일 액세스 정책을 통해 보장됩니다.
직원 개인 파일에 포함하지 않을 내용
직원 인사 파일에 포함해서는 안되는 내용에 대한 지침을 찾고 있습니까? 별도의 비공식적 인 위치에 보관하거나 전혀 보관하지 않으려는 콘텐츠에 대한 권장 사항은 다음과 같습니다. 불필요하고 독창적 인 문서의 보존은 여러분을 해칠 수 있습니다.
선적 서류 비치
어떤 문서 가 있는지 아십니까? 문서화라는 말은 고용과 인적 자원의 세계에서 자주 나타납니다. 그러나 문서화의 의미와 특정 고용 이벤트를 문서화하려는 이유는 여기에서 자세히 다룹니다.
> 면책 조항 : 제공된 정보는 신뢰할 수 있지만 정확성 및 적법성에 대한 보장이 없음을 유의하십시오. 귀하의 법적 해석과 결정이 귀하의 지역에 적합한 지 확인하기 위해 법률 지원이나 주정부, 연방 정부 또는 국제 정부 자원의 지원을 요청하십시오. 이 정보는 오직 참고 용입니다.