인사 파일의 내용에 대해 알아야 할 사항
- 고용주는 어떠한 이유로 든 정보에 액세스해야 할 때 정확한 정보를 편리하고 체계화하기를 원합니다. 비상 연락처, 직원 주소, 성과 평가 기록 , 징계 서한 , 직원 인식 및 고용 신청 자료 를 변경하면 고용주가 신속하게 액세스 할 수 있기를 원할 것입니다.
- 고용주는 직원 선택, 성과, 경력 내역, 보상 근거, 내부 승진 신청 등과 같은 인사 문제에 관한 문서를 보관해야합니다.
EEOC 청구, 소송 또는 직원에 대한 승진 또는 승진 의 부재를 정당화해야 할 필요조차도 고용주가 이러한 유형의 직원 문서를 수집하고 보관해야합니다. - 고용주가 지키기 위해 연방 정부 또는 주 정부에서 요구하는 직원 기록이 있습니다. 인사 파일에서 직원 정보를 구성하는 것은 액세스 및 법규 준수 및 준비를위한 의미가 있습니다.
인사 파일 유형
고용주는 일반적으로 비즈니스 용도, 직원 기밀 유지, 의료 개인 정보 보호 및 법규 준수를 위해 몇 가지 유형의 개인 파일을 관리합니다. 나는 고용주가 얼마나 많은 파일을 보관해야하는지에 관한 법률을 모르고 있습니다.
그러나 많은 법률이 있으며 인사 파일의 내용과 정보에 액세스 할 수있는 직원의 기밀 유지를위한 직원 모범 사례가 있습니다.
이들은 미국 내 대부분의 고용주가 유지하는 인사 파일입니다. (전세계 법률 및 관행은 다를 수 있습니다.)
- 직원 의료 파일 : 1996 년 연방 건강 보험 이식성 및 책임 성법 (HIPAA)은 고용주가 직원 의료 기록을 기밀로 보호하도록 요구합니다.
- I-9 직원 양식 : 다양한 형태로이 양식을 검토 할 권한이있는 공무원이 귀하의 정보를 검토하는 것을 원하지 않으므로 모든 직원 (직원이 아님) I-9 양식에 대해 별도의 파일을 보관해야합니다. 주요 기밀 직원 인사 파일.
직원 파일에 대한 직원 액세스
직원은 인사부 직원의지도 및 감독하에 직원 인사 파일에 액세스 할 수 있습니다 . 직원 인사 파일은 직원을 유지 및 보호 할 책임이있는 고용주의 자산으로 간주됩니다.
샘플 인사 파일 정책
다음은 회사에서 사용할 인사 파일 정책의 샘플입니다. 권장되는 다양한 파일과 각 파일에 대한 액세스 권한이있는 사용자에 대해 설명합니다.
샘플 정책
회사는 각 직원에 대해 3 개의 직원 파일을 관리합니다.
직원 파일 은 (귀하의 회사 이름)의 각 직원에 대해 관리됩니다. 이 인사 파일에는 기밀 문서가 들어 있으며 인사부 직원이 관리하고 관리합니다.
이 파일에 대한 액세스는 HR 스태프로 제한되며 각 직원의 관리자가 직원의 업무 성과와 관련된 문서로 자신의 파일을 유지 관리한다고 가정합니다.
인사 파일에있는 일반적인 문서에는 고용 신청서, 가족 비상 연락처 양식, 징계 조치 기록, 이력서, 직원 핸드북 및 고용주가 서명 한 사인서, 현재 개인 정보 및 직업 참조가 포함됩니다.
모든 인사 파일에는 동일한. 서가 들어 있지 않지만 각 개인 파일에는 동일한. 서가 있습니다.
급여 파일 도 유지 관리됩니다. 급여 파일에는 직원의 작업, 부서, 보상 변경 등의 내역이 포함됩니다. 급여 파일에 대한 액세스는 적절한 회계 및 인사 담당 직원으로 제한됩니다.
직원 의료 파일 도 유지 관리됩니다. 인적 자원 지정 직원 및 기록이 파일에 보관 된 직원을 제외하고는 의료 파일의 내용을 사용할 수 없습니다. 귀하의 회사 명)에서 의료 파일은 안전한 보관 및 기밀성을 최고 수준으로받습니다.
직원은 정상 업무 시간 중에 인사부 직원 에게 연락하여 직원 파일을 볼 수 있습니다. 직원은 HR 직원 직원이 있어야 볼 수있는 직원 파일에서 문서를 변경하거나 제거 할 수 없습니다.
직원 파일, 직원 기록, 인사 파일, 문서로 도 알려져 있습니다.
면책 조항 - 참고 사항 :
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