직원 성과에서 언제, 왜, 어떻게 그리고 무엇을 문서화해야하는지 알 수있는 팁
직원의 경력 이력에 긍정적 인면과 부정적인면에서 모두 사건을 기록하기 위해 진지한 노력을 기울여야하기 때문에 관리자와 HR 직원은 문서 작성이 필수적입니다.
관리자와 HR 직원이 모든 사건을 신중하게 기록하고자하는 이유는 다음과 같습니다.
왜 문서화할까요?
- 문서는 성능 문제가 직원과 적시에 간결하게 논의 된 증거를 제공합니다.
- 문서는 직원의 개선 또는 시간 경과에 따른 성과 개선 실패에 대한 기록을 제공합니다. 직원의 행동, 관리자의 행동 및 발생하는 이벤트에 대한 연대순이고 정확한 설명입니다.
- 문서화는 직원의 징계 또는 해고와 같은 바람직하지 않은 조치 를 취하기 위해 경영진의 결정을 뒷받침하는 증거를 제공합니다.
- 문서는 자격이있는 다른 직원에 대해 승진 또는 기회를 가질 자격이 있다는 증거를 제공합니다.
- 문서는 급여 인상 , 감소 또는 직원이 인상을받지 못한 이유를 정당화 할 수있는 증거를 제공합니다.
- 소송이있을 경우, 완전하고 완전한 문서화로 고용주의 이익을 보호합니다. 이 문서 는 실패한 직원 을 해고 할 때 경영진의 행동을 지원할 수 있습니다. 또한 직원이 불법 차별과 같은 다른 사안에 대해 합법적 인 사유로 해고되었다는 것을 증명할 수 있습니다.
문서화 대상
관리자는 직원 성과, 긍정적 기여 및 성과 실패 모두를 문서화해야합니다. 그들은 직원이 무엇을 말했고, 말했는지, 그리고 관리자가 회의 또는 대화 중에 응답하여 말한 것을 정확히 문서화해야합니다.
대화 중에 작성된 모든 계약, 목표 설정 , 필요 및 예상 개선, 그리고 개선 일정을 문서화해야합니다.
문서에는 관리자가 직원을 돕기 위해 수행하는 약속도 포함되어야합니다.
문서화하는 방법
문서는 직원과의 회의 또는 대화 중 또는 직후에 작성해야합니다. 실제로 발생했을 때 대화를 쓰는 것을 놓치지 마십시오. 나중에까지 기다리는 것은 메모리를 기반으로하기 때문에 문서의 품질에 영향을 미칩니다.
관리자가하는 가장 나쁜 실수 중 하나는 필요에 따라 직원 상담 기록을 재구성 할 수 있다고 믿는 것입니다. 적법하고시기 적절한 문서의 경험이있는 HR 담당자는 재구성 된 기록에 의해 속지 않습니다. 구성 된 역사가 잠재적 인 소송에서 보류되지 않기 때문에 메모리에서 재구성 한 관리자는 회사에 불필요하고 용인 할 수없는 위험을 초래합니다.
전문적이고 깔끔하고 조직적으로 보이려면 문서가 필요합니다. 제 3 자에게 역사에 대해 말하는 것처럼 문서화를 작성하십시오. 언젠가 누가 당신의 문서를 읽을 수 있는지 알 수 없으므로 그것이 귀하의 전문성을 반영하는지 확인하십시오. (칵테일 냅킨, 봉투 또는 스티커 메모 뒷면은 전문적인 문서가 아닙니다.)
직원이 새로운 직무를 취득하거나 조직에서 직무를 수행하는 경우 문서는 직원의 새 관리자에게 전달되어야합니다.
기억을 위해 직원의 새 관리자에게 알리려면 각 문서에 직원의 이름과 직함, 이름과 직책 및 전체 날짜를 입력해야합니다.
사실적이고 공정하며 합법적이며 객관적이며 완전하며 일관성있는 문서를 작성하십시오. 의견을 피하십시오 (마이크는 천박합니다, 앨리스는 게으르다, 탐은 내게 거짓말했습니다.), 성명서 작성, 편집인 (존은 얼간이입니다.), 라벨링 (메리는 무책임합니다. 조지는 팀이 아닙니다. 플레이어.).
직원의 행동을 해석하는 것을 피하십시오. (마샤는이 과제를 좋아하지 않아야한다.) 폴라가 그녀의 머리 위에있는 것처럼 보입니다. 형용사와 부사 (천천히, 불쾌하고, 불행하고, 변덕스럽고, 무례한)와 같은 서술적인 단어의 사용을 최소화하십시오. 직원의 구체적인 행동과 행동을 설명하십시오. 귀하의 의견이나 해석이 아닙니다.
문서화에서 필요한 것은 대화의 정확한 기록입니다. 사실을 고수하고 당신이 말한 것과 직원이 말한 것을 적어 두십시오. 문서가 모호하지 않고 사실을 직설적으로 받아 들여야합니다. (잠재적 인 법적 상황에서 문서화 된 이벤트의 오류로 인해 모든 문서가 의심 스럽습니다.)
마지막으로, 계약, 약속, 타임 라인, 개선점, 체크인 포인트 및 기타 메모리 세부 정보를 기록하십시오. 마감일과 마감일에 날짜와 시간을 설정하여 오해가 발생하지 않도록하십시오.
HR 부서의 문서화 정책을 숙지하십시오. 직원의 인사 파일에 배치해야 할 문서가 무엇인지 알려줍니다. 징계 조치에 관한 문서가 반드시 포함되어야합니다.
직원 문서를 저장할 위치
직원에 대한 문서는 기밀 사항이므로 직원에게 비공개이므로 관리자, HR 및 잠재적으로 직원의 다음 관리자에게 문서가 기밀로 유지되어야합니다. 따라서 공유 컴퓨터 드라이브에 설명서를 두는 것은 좋지 않습니다. 손으로 쓴 문서 및 인쇄 된 관리자 설명서는 잠겨있는 저장소에 보관하는 것이 가장 좋습니다.
이 가이드 라인을 따르면, HR 부서에 가서 보다 나은 잠재력 을 갖춘 직업을 규율, 종료 또는 이전하는 데 도움을 요청할 때 HR은 문제를 해결하거나 상황을 개선하는 데 도움을 줄 것입니다. HR 부서가 귀하에게 문서, 문서, 문서를 요구하거나 도움을 줄 수 없다고 말하면 귀하는 귀하의 모든 기반을 다룰 것입니다.
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