결과를 산출하기 위해 회의를 계획, 진행 및 관리 할 수 있습니다.
이러한 회의 관리 기회 중 하나를 소홀히하면 미팅과 팀 은 투자 한 시간부터 원하는 열매를 맺을 수 없습니다. 참석자들이 예상하고 긍정적이며 건설적인 결과를 달성 할 수 있도록 12 가지 회의 관리 팁을 준비하십시오.
효과적인 회의를 보장하기 위해 회의 전에해야 할 일
회의 이전의 행동은 회의 결과를 달성하기위한 토대를 마련합니다. 필요한 모든 후속 조치를 취할 수 있지만 효과적인 회의 계획을 시작하지 않으면 결과가 실망하게됩니다. 이 팁은 회의를 계획하고 구현하는 데 도움이됩니다.
회의 계획
결과를 창출하는 효과적인 회의는 회의 계획부터 시작됩니다. 먼저, 다른 직원이 회의를 계획하는 데 도움이되는지 확인하십시오. 그런 다음 회의를 개최함으로써 성취하고자하는 것을 결정하십시오. 회의의 목표를 수립하십시오.
귀하가 설정 한 목표는 효과적인 회의 계획을위한 기본 틀을 수립 할 것입니다. 스티븐 코비 (Stephen Covey)가 " 7 명의 매우 효과적인 사람들의 습관 "에서 말하기를 "끝을 염두에두고 시작하십시오." 회의 목적은 회의 목적, 회의 일정 및 회의 목적을 달성하는 데 필요한 회의 참가자를 결정합니다.
회의가 필요하다는 것을 확인하십시오.
회의 계획을 수립 한 후에는 회의가 목표 달성을위한 적절한 수단임을 확인하십시오. 참석자들의 시간을 고려할 때 회의를 예약하고 개최하는 것은 비용이 많이 들기 때문에 회의가 문제를 해결하고, 프로세스를 개선하고 , 지속적인 계획을 세울 수있는 최선의 기회 라고 판단하는 노력을 하십시오 .
이메일 토론을 통해 또는 회사 뉴스 레터를 통해 정보를 배포하고 요청함으로써 회의 목표를 달성 할 수 있습니다. 회의가 필요하고 더 편리하지 않은지 확인하십시오. 회의 참석자가 진정으로 자신의 필요를 채울 때 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.
회의에 적절한 참여 보장
회의가 목표를 달성하기위한 적절한 수단 이라면 성공을 위해 회의에 참석해야하는 참가자에게 확인하십시오. 필요한 참석자가 회의에 참석할 수 있어야합니다.
비평가가없는 회의를 개최하는 것보다 회의를 미룰 수 있습니다. 대표자가 중요한 의사 결정자 자리에 참석하는 경우, 지정된 직원이 결정을 내릴 수있는 권한을 갖고 있는지 또는 회의를 연기했는지 확인하십시오.
회의 이전에 사전 작업 배포 및 검토
회의 진행자가 유인물을 전달하거나 토론을 위해 Microsoft PowerPoint 슬라이드를 투사하면서 몇 회의에 참석 했습니까? 좌절? 내기 해. 회의는 그룹 읽기가되며 목표 달성을위한 생산성은 거의 없습니다.
회의를 개최하기위한 명시된 목적이 의사 결정과 질문에 대한 답변 일 경우, 그룹의 읽기는 사람들의 시간 낭비입니다.
실제 회의 이전에 필요한 사전 작업을 제공함으로써 회의를 가장 생산적으로 만들고 결과를 보장 할 수 있습니다. 미팅 48 시간 전에 사전 작업, 차트, 그래프 및 독서 자료를 제공하여 회의 성공에 영향을 미칩니다. 준비 시간이 많을수록 준비가 잘 된 사람들이 회의에 참석할 것입니다.
회의 목표를 달성하는 데 도움이되는 문서 에는 보고서가 포함될 수 있습니다. 데이터, 차트 및 경쟁 정보에 대한 링크, 판매 월별 업데이트 및 생산 계획 주요 논의 사항을 보여주는 Microsoft PowerPoint 슬라이드 이전 회의 또는 관련 회의 및 프로젝트에서 회의록 , 메모 및 후속 조치를 회의 할 수 있습니다.
사전 작업, 정보를 읽는 데 따르는 링크조차도 적시에 배포되므로 참석자가 회의 전에 사전 작업을 읽어야한다는 진지한 기대와 함께 회의가 성공적으로 이루어질 수 있습니다.
효과적인 회의를 보장하는 회의 중에
회의 시간을 효과적으로 사용하면 주제에 대한 열정이 생깁니다. 참가자들로부터 헌신과 성취감을 얻습니다. 사람들은 일상적인 문제보다 더 큰 것을 느끼고 있습니다. 따라서 후속 조치의 단계를 설정하는 잘 촉진 된 적극적인 회의는 회의 결과를 산출합니다.
효과적인 회의 촉진
회의 리더 는 회의 참가자 간의 상호 작용을 위해 긍정적이고 생산적인 분위기를 조성합니다. 효과적인 회의 진행 은 목표 또는 예상 결과 및 의제 검토로 시작됩니다. 진행자는 그룹 회원들이 집중하고 생산적으로 일할 수 있도록 도와줍니다.
회의 설계 및 의제는 회의의 기본 틀을 설정했습니다. 참가자를 계속 추적하는 효과적인 촉진자는 회의에서 기대되는 결과를 성취 할 수 있도록합니다.
회의에서 사전 작업 사용
회의 중에 회의 이전에 제공된 사전 작업 및 기타 정보를 사용하거나 참조하십시오. 원하는 결과를 달성하는 데 필수적인 자료를 검토하기 위해 참가자들이 필요로하는 시간을 보냈을 필요가 있습니다.
참가자들은 회의에 참석하기 전에 준비를하고 결과는 견고한 준비와 지도력에 대한 간증을 전할 것입니다. 누구도 준비가 안되거나 관심이 없거나 팀원의 눈에는 기여하지 않는 것으로 나타납니다.
행동에 각 참가자 참여
모든 작업 그룹에는 다양한 인격이있어 회의에 표시됩니다. 조용한 동료와 모든 플랫폼을 지배하려는 사람들이 있습니다. 회의 진행 또는 참석 여부에 관계없이 회의 참석자는 각 회의 참석자가 회의 목표를 달성 할 수 있도록 참여해야합니다.
이렇게하면 각 참가자가 회의 주제 및 후속 조치에 투자되도록 할 수 있습니다. 팀원 모두가 언덕 위로 올라 가려고하는 지배적 인 직원보다 더 많은 결과를 얻을 수 있습니다.
효과적인 회의 후속 계획 작성
회의가 진행되는 동안 작업 항목이 포함 된 후속 계획을 세웁니다. 효과적인 계획은 다음을 포함합니다.
- 특정 동작 항목,
- 행동 항목의 성취를 "소유 한"사람의 이름,
- 조치 항목의 만료 날짜 및
- 행동 항목의 완성을 구성하는 것에 관한 합의.
팀 구성원 이 필요한 결과를 얻을 수있는 항목을 달성하려고 할 때 경험할 수있는 실제 시나리오와 성공 장벽을 토론합니다. 참석자가 참석하는 동안 필요한 경우 다음 회의 시간을 설정하십시오.
회의 후 효과적인 회의 보장
회의 전과 회의 동안의 행동과 계획은 기대하고 긍정적이며 건설적인 결과를 달성하는 데 큰 역할을합니다. 회의 이후의 행동은 매우 중요합니다. 다음 예정된 회의에서의 후속 조치는 결코 결과를 보장하기위한 투자로는 충분하지 않습니다.
회의록 게시
분과 행동 계획을 24 시간 내에 게시하여 시작하십시오. 사람들은 행동 항목을 바로 시작하면 결과에 가장 효과적으로 기여할 것입니다. 그들은 여전히 회의의 새로운 기억, 토론 및 선택된 방향에 대한 이론적 근거를 가지고 있습니다.
그들은 열정적이며 시작 준비가되어 있습니다. 대부분의 사람들은 자신의 약속을 시작하기 전에 분이 도착하기를 기다리기 때문에 분당 분배 지연은 결과에 해를 끼칠 것입니다.
효과적인 회의 후속 조치
마감 시간과 후속 조치를 존중하고 관찰하면 회의 결과를 얻을 수 있습니다. 마감 기한은 회의 중에 결정되었습니다. 회의가 끝나면 행동 항목을 가진 각자는 자신의 개인적인 성취를위한 계획을 세워야합니다.
직원이 계획을 작성하거나 다른 직원에게 작업을 위임하거나 작업을 완료 할 때마다 개인이 후속 작업을 담당합니다.
회의 계획 담당자도 마찬가지입니다. 미팅 중간에 작업 항목이있는 각 사용자를 추적하여 미팅 결과를 향상시킬 수 있습니다. 목표는 진행 상황을 확인하고 작업이 진행 중인지 확인하는 것입니다. 당신이 요구하는 것이 성취된다는 것을 기억하십시오.
다음 회의에서 후속 조치에 대한 책임
왜 각자가 약속을 이행 할 수 없었는지를 그룹에 알리는 각 참가자로 구성된 후속 회의에 앉아 있었습니까? 그 결과는 근사합니다. 결과에 대한 책임 성의 규범이나 관행을 확립 하는 것은 회의주기 초반에 시작됩니다.
회의 중간에 진행자의 후속 조치가 도움이되지만 그룹은 약속을 받아 들일 수없는 상태로 유지하지 못하게 해야합니다. 다음 모임에서 진행 상황과 결과를보고하고 모든 것이 성취되었다고 기대하십시오. 또는 다음 회의에서 진행 상황을 확인하고 진행할 실제 장애물이있는 경우 계속 진행 방법을 결정하십시오.
지속적인 개선을위한 회의 과정보고
각 회의를보고하는 관행은 지속적인 개선을위한 강력한 도구입니다. 참가자들은 현재 진행중인 회의 프로세스에 대해 효과적인지 비효율적인지에 대해 논의합니다. 회의가 열리는 주제에 관해 그룹이 느끼고있는 진전에 대해서도 토론합니다.
성공적인 팀 은 다른 레벨로의 지속적인 개선을 통해 전체 프로젝트를 브리핑하고 프로세스를 통해 결과를 얼마나 효과적으로 관리했는지 판단합니다. 미래 회의는 평가를 반영합니다. 회의는 조직 결과를 작성하는 훨씬 더 효과적인 도구로 발전합니다.
결론
결과는 잘 계획되고 실행 된 회의에서 성취되고 예측 가능합니다. 회의 참석자가 회의에 투자 할 때 예상되고 긍정적이며 건설적인 성과를 달성 할 수 있도록 다음 12 가지 권장 사항을 따르십시오. 귀하의 조직은 귀하의 성취에 보람을 줄 것이며, 귀하는 이러한 효과적인 회의 요령을 사용할 때 귀하를 사랑할 것입니다.