귀하의 준비가 귀하가 원하는 결과를 달성 할 것인지 결정합니다
회의록 , 참가자가 회의 후에 받는 문서 와 함께 회의 의 계획 및 이전 회의에 대한보고 된 후속 조치가 의제입니다.
정기적으로 예약되지 않은 모임의 일정을 개발할 때 다음 단계가 도움이됩니다. 이 기사의 뒷부분에서 정기적으로 예정된 회의의 일정 템플릿을 확인할 수 있습니다. 두 가지 유형의 회의는 비슷한 의제 항목을 공유하지만 정확하게 동일하지는 않습니다.
회의 의제 개발
먼저, 다른 직원이 회의를 계획하는 데 도움이되는지 확인하십시오. 그런 다음 회의를 개최함으로써 성취하고자하는 것을 결정하십시오. 회의의 목표를 수립 하십시오 . 귀하가 설정 한 목표는 효과적인 회의 계획을 위한 기본 틀을 수립 할 것입니다. 회의 일정 내에 합리적으로 달성 할 수있는 것 이상을 계획하지 않았는지 확인하십시오.
스티븐 코비 (Stephen Covey)가 "7 명의 매우 효과적인 사람들의 습관"에서 말했듯이, "끝까지 염두에 두라." 회의 목적에 따라 회의 포커스, 회의 일정 및 회의 참가자가 결정됩니다.
의제를 작성하는 것은 회의 계획을 세우는 것입니다.
당신은 회의를 개최함으로써 달성하고자하는 주요 목표 또는 목적으로 시작합니다. 목표를 결정한 후에는 의제를 계획하기 위해 추가 직원의 도움이 필요한지 여부를 결정해야합니다. 그렇다면 추가 회의가 필요하지 않도록 전자 메일 또는 텍스트로 회의 의제를 작성하도록 초대하십시오.
회의 의제를 개발할 때 결정할 사항
전반적인 목표를 결정한 후, 귀하 또는 귀하의 팀은 다음 결정을 내려야합니다. 회의의 목적이나 목표 외에도 이러한 각 항목은 회의 의제에 나타납니다.
- 실제 회의를 위해 필요한 참가자들,
- 목표 또는 목적 달성으로 이어질 토론이나 행동이 필요한 항목,
- 그룹을 예상하는 시간은 각 항목에 대한 토론에 필요하며,
- 회의 날짜와 시간,
- 미팅을 위해 모든 참가자를 편안하게 수용 할 수있는 적절한 위치,
- 회의 사전 작업. 여기에는 독서, 문서화 , 데이터, 이전 회의의 회의록 또는 실제 회의가 성공적으로 진행될 수있는 기타 준비 사항이 포함됩니다. 이 준비는 초대 된 참가자에게 배포 할 때 회의 공지 사항 및 의제에 첨부해야합니다.
위의 결정 항목 외에도 표준 회의 의제 항목에는 다음이 포함되어야합니다.
- 회의의 목적, 의제 및 예상되는 결과와 제품을 검토하십시오.
- 이전 회의록을 검토하십시오.
- 이전 회의에서 약속과 행동 항목에 대한 참가자의 진전 상황을 검토하십시오.
- 노트 작성자 또는 리더 는 현재 회의에서 참가자들이 최종 의제 항목을 검토해야합니다.
회의 아젠다를 수행하기 위해 반드시 참여해야하는 사람 결정
목표를 달성하기 위해 회의가 필요하다고 결정한 후에는 참가자 목록을 개발해야합니다.
모든 직원이 모든 회의에 참여할 수 있거나 참가해야하는 것은 아니지만 적절한 참가자를 초대하면 성공 가능성이 높아집니다.
회의 아젠다를 수행하는 데 필요한 참가자를 식별하는 방법
다음과 같은 질문을함으로써 한 번 또는 간단한 일련의 회의 또는 정기적으로 예정된 회의에 참석자를 결정하십시오.
- 그룹이 개발 한 솔루션을 누가 소유해야합니까?
- 그룹이 논의하는 프로세스를 누가 소유합니까?
- 배포하는 정보를 누가 알아야합니까?
- 의사 결정을 안내하기 위해 누가 데이터와 사실을 제공 할 수 있습니까?
- 누가 그룹과 공유 할 수있는 경험이나 전문 지식을 가지고 있습니까?
- 어떤 솔루션이나 태스크의 구현을 지원해야합니까?
- 누가 회의 결과를 달성하기 위해 허가 또는 자원을 제공해야합니까?
- 어떤 해결책이나 방향의 구현에 반대 할 수 있습니까?
정기적 인 미팅을 위해 미팅 아젠다가 필요합니까?
모든 회의가 맞춤 개발 안건을 필요로하는 것은 아닙니다. 대부분의 직원은 자신의 부서 또는 작업 그룹을 위해 정기적으로 회의를 계획합니다. 또한 참여하는 팀과 프로젝트도 있습니다.
진행중인 프로젝트는 모든 회의에 대해 새로 개발 된 의제를 요구하지 않을 수도 있지만, 귀하의 팀은 회의에 대한 표준 접근법을 채택하여 잘 처리 될 것입니다.
정기적으로 예정된 직원 회의는 각각 정보 항목, 작업 항목 및 전달 계획과 같은 표준 의제 항목이있는 세 부분으로 나뉩니다.
정기적 인 회의를위한 회의 일정의 구성 요소
정보 항목
모든 회의에 대한 정보를 제공하는 의제 항목을 작성하십시오. 예를 들어, 관리자는 고위 경영진 회의의 결과에 따라 그룹을 업데이트합니다.
액션 아이템
정기적으로 개최되는 모든 회의에서 그룹이 검토하기를 원하는 항목을 일정 목록에 배치하십시오. 예를 들어, 기간 동안의 예산 성과, 비용 절감 및 그룹이 달성하고자하는 지속적인 개선의 확인.
계획 전달
그룹이 미리 계획하거나 준비하고자하는 모든 계획을 의제에 올려 놓으십시오. 예를 들어, 다음 달의 단기 목표 또는 향후 과제물에 대한 동료 지원 필요성.
미팅 아젠다를 개발할 때이 가이드 라인을 따르면 모임에서 결과를 얻을 확률이 높아집니다.
정기 모임의 샘플 모임 일정
정기 모임에이 샘플 아젠다를 사용하여 모임에서 원하는 결과를 얻을 수 있도록하십시오.
- 예열 및 인사. 그룹이 얼마나 자주 만나는 지에 따라 간단한 쇄빙선을 고려하십시오.
- 회의의 목적, 의제 및 예상되는 결과와 제품을 검토하십시오.
- 이전 회의록을 검토하십시오.
- 팀이 필요로하는 적절한 부서 및 회사 정보를 제공하십시오.
- 작업 항목, 실행 계획 및 약속에 대한 진행 상황을 검토하십시오. 목표에 대한 그룹 진행 상황을 검토하십시오.
- 이 회의의 의제 항목에 대해 토론하고 결정하십시오.
- 다음 단계를 확인하십시오.
- 다음 모임의 목적, 결과 및 의제를 확인하십시오.
- 회의가 끝나면, 메모 작성자는 회의 중에 사람들이 한 약속을 검토해야합니다.
- 그룹에 속하지 않은 사람들에게 필요한 도움을 확인하고 참가자들에게 연락하도록 지정하십시오.
- 회의 참가자가 아닌 사람이 무엇을 알아야하며 의사 소통 방법을 결정해야합니다.
- 회의가 끝난 후 24 시간 이내에 또는 메모 작성자가 메모를 전자적으로 (표준) 메모 한 경우 즉시 메모를 보냅니다.
효과적인 회의 개최와 관련된