회의록 기록 방법 및 이유
회의록은 보통 다음을 포함합니다 :
- 참가자 이름,
- 적용되는 안건 항목 ,
- 참가자의 결정,
- 참가자들에 의해 약속 된 후속 조치,
- 약정 완료 기일
- 미래의 검토 또는 기록을 위해 문서화 할만한 다른 사건이나 토론.
모범의 회의록은 회의 중에 결정된 사항과 참가자가 한 약속에 초점을 맞 춥니 다. 약속에는 회의 참석자가 공동으로 이해 하기 위해 필요한 만기일 및 기타 세부 사항이 수반됩니다.
역사적인 문서로서 회의록
역사적인 문서로서, 그들은 또한 결정을 내리는 주요 아이디어 또는 토론을 문서화하는 데 유용합니다. 예를 들어 나중에 팀원이 "우리가이 목표를 선택할 때 생각했던 것"이라고 말하면서 질문에 대답합니다.
효과적인 회의록은 팀이 토론 한 5 가지 대안과 다른 하나의 경로를 통해 선정 된 주요 이유를 제시합니다.
일반적인 비즈니스 미팅을위한 효과적인 회의록은 모든 토론을 기록 할 필요가 없습니다.
그들은 또한 누가 무엇을 말했는지를 말할 필요도없고,해서는 안된다. 또한 모든 참가자가 자세히 말한 내용을 문서화해야합니다. 주어진 예에서는 효과적인 메모 작성자가 모든 단어를 적지 않고 토론을 요약합니다.
(이 규칙은 법적 조치, 법원 청문회 등과 같은 상황에서 다른 유형의 회의에서는 다릅니다.
이 회의록에는 대화와 진술의 정확한 기록이 필요합니다.) 그러나 일반적인 직장 회의는 그렇지 않습니다.
회의록을 언제, 어떻게 공유 하는가?
이상적으로, 회의록은 회의가 끝날 때 회의 참가자에게 전자로 배포됩니다. 이를 통해 참가자들은 자신의 약속과 기한을 즉시 알 수 있습니다. 이것이 가능하지 않은 경우 (예 : 메모 작성자가 오류를 정리하려는 경우) 메모 작성 담당자는 회의 후 24 시간 이내에 회의록을 보급해야합니다.
회의록은 회의 중에 팀 구성원이 한 약속을 상기시키는 역할을합니다. 참가자는 회의 약속을 캘린더로 전송하고 목록을 작성하는 데 도움을줍니다. 그들은 다음 회의 이전에 참가자에게 다가 가야하는 모든 항목을 알리는 역할을합니다.
(이것은 회의에서 가장 중요한 문제 중 하나를 제거 할 수 있습니다. 일반적으로 회의에서 정보를 전달하므로 참가자는 상호 작용보다는 회의를 읽는 것이 좋습니다.) 결국 회의의 시점과 상호 작용하지 않습니까? 무엇보다도 이메일과 Yammer 같은 도구가 있습니다.
다음 회의가 시작될 때 이전 회의록을 검토하여 사람들이 정확성과 다음 단계를 확인할 수 있도록하십시오.
회의록은 회의록이 적시에 적절하게 작성되고 배포 될 때 성공적인 회의에 효과적으로 기여합니다. 이것은 팀이 비즈니스 성공을 지원하는 강력한 규범을 수립 한 경우 특히 그렇습니다.
회의록을 처리하는 조직은 어떻게합니까?
회의 성공에 결정적으로 중요한 메모 작성자 또는 기록자는 회의에서 발생한 내용을 알아야하는 참가자, 기록 및 직원에 대한 회의를 문서화합니다. 전체 회의록이 없으면 회의의 성공 가능성은 줄어들게됩니다.
회의록을 작성하는 직원은 대개 팀 구성원이며 회의에 참여하면서 메모를 작성합니다. 법적 또는 정부 관련 청문회, 파산 또는 청문회, 필수 이사회 회의 또는 선서와 같은 요구 사항이있는 회의에서 비 참여 개인은 공식 회의록을 작성하고 종종 소송 절차를 기록합니다.
의사록을 기록한 직원은 세부 사항을 정확하게 기록하기 위해 귀가 있어야합니다. 직원은 회의록을 녹화하는 동안 회의에 참가하기 위해 효과적으로 멀티 태스킹을해야합니다.
일부 회의에서는 동일한 직원이 모든 회의에서 회의록을 가져옵니다. 다른 사람들의 경우, 분별있는 직원의 역할은 직원에서 직원에게 전달됩니다. 리더십을 만나는 것처럼 메모 작성자의 역할 은 리더십 , 의사 소통 및 효과적인 회의 리더십 기술을 구축합니다.
회의록 요구 사항은 무엇입니까?
레코더 또는 메모 작성자에 대한 요구 사항은 다음과 같습니다.
- 회의에서 결정, 약속 및 주요 논의 사항을 정확하게 기록하십시오.
- 회의를 위해 헌신 한 회원들이 기꺼이 회원들로 하여금 기한을 정한 날의 작업 항목을 기록합니다. 행동 항목에는 이름이 붙어 있지만 일반적인 토론에서는 누가 비공식 직장 회의에서 누가 무엇을 말했는지는 밝히지 않았다.
- 회의가 끝나기 전에 주요 결정, 과제 또는 자발적 약속과 행동 항목을 검토하여 참가자가 회의를 나가기 전에 사건과 약속을 검토하고 동의 할 수 있도록하십시오.
- 회의 진행자는 메모 작성자에게 회의 중 주기적으로 토론하도록 요청할 수 있습니다.
- 진행중인 일련의 회의에서 메모 작성자는 다음 회의 시작시 회의록을 검토하는 데 잠시 시간을 할애합니다. 참석하는 직원은 회의록에 동의하지 않는 사항을 추가하거나 수정할 수 있습니다.
- 회의가 시작된 지 24 시간 이내에 회의록을 배포하는 것이 수년간 회의 진행자 의 표준 권고 사항이었습니다 . 그러나 이제는 레코더가 랩톱이나 iPad와 같은 전자 장치로 분을 소요했을 가능성이 큽니다. 따라서 메모 작성자는 맞춤법, 문법 및 명확성을 신속하게 검토 한 후에 회의록을 배포해야합니다. 회의의 수 또는 수 분 이내에 완료해야합니다.
레코더는 회의 결과가 참가자들에 의해 전달되고 실행되도록하기 위해 회의에서 반드시 가져야하는 역할입니다. 메모가 없으면 참가자는 다른 참가자의 기억에 의존해야합니다. 보장 된, 이것은 좋은 계획이 아닙니다.
메모 작성자의 회의 기록은 직원 성과를 향상시키기 위해 문서화가 필요함과 마찬가지로 회의의 성공을 위해 필요합니다.