회의를 통해 생산성 향상
촉진제의 주된 역할은 그룹을 업무를 유지하고 같은 방향으로 함께 움직여 그룹 기획 세션이나 회의 에 가치를 더하는 것입니다.
진행자는 또한 각 그룹 회원이 회의에 참석하도록합니다.
그룹 촉진
그룹 또는 팀의 촉진은 내부 직원 또는 다음과 같은 분야에서 숙련 된 외부 컨설턴트에 의해 제공됩니다.
- 콘텐츠 및 정보 제공,
- 그룹이 목표를 달성하는 데 도움이되는 프로세스를 설계하고 공식화하면,
- 모임 의 임무 가 세션에서 성취되도록 회의 , 훈련, 팀 구성 세션 또는 다른 작업 이벤트를 위한 적절한 구조를 제공하고,
- 회의 결과에 대한 공동 책임을 증진
- 참가자들로부터 질문에 대한 답변과 문제 해결 방법을 제시합니다.
개별 촉진
개인이 프로세스에 참여할 때 일반적으로 두 명 이상의 직원이 갈등 , 불일치, 상호 목표 를 설정 해야하거나 프로젝트, 프로세스 또는 경험에 대해보고 할 필요가 있기 때문입니다. 숙련 된 촉진자는 개별 직원이 필요로하는 구조, 내용 및 프로세스를 제공하여 상호 만족할만한 해결책을 얻을 수 있습니다.
촉진을 제공하는 개인의 특성
촉진은 다음과 같은 특징을 나타내는 개인에게 가장 자연스럽게 나타나는 학습 된 기술입니다.
- 강력한 그룹 리더십 기술,
- 그룹 프로세스와 구조에 대한 깊은 지식,
- 그룹 및 대인 관계의 역학에 대한 지식과 구두 및 비언어적 의사 소통에 대한 이해 ,
- 세션 참석자의 참여를 장려하는 방식으로 교육 및 팀 구성 콘텐츠 를 창의적으로 제시 할 수있는 능력,
- 사람들과 그들의 상황에 대한 공감,
- 강력한 청취 및 의사 소통 기술
- 그룹 개입과 이벤트를 구조화하여 그룹에 원하는 결과를 얻을 수있는 능력.
숙련 된 진행자의지도 아래 회의, 팀 구성 세션 및 교육 강좌가 리더 없이는 불가능한 결과를 얻을 수 있습니다. 그룹의 팀 참여자는 종종 자신의 업무 프로세스를 효과적으로 수행하는 데 필요한 기술, 권한 및 지원이 부족하기 때문입니다.
모임에서의 경쟁 회피 방지
직장인과 효과적인 관계를 유지하는 것이 종종 어렵습니다. 이것은 촉진이 도움이되는 곳입니다. 회의에서 효과적인 그룹 촉진은 경쟁 대화를하는 어려운 사람들의 상호 작용을 관리합니다.
둘 이상의 미팅 멤버 간의 토픽 간 대화는 시간을 낭비하고 그룹 진행을 억제하며 팀 전체에 개인의 기여를 제한합니다. 또한 여러 소규모 그룹의 경쟁 대화는 주제가있을 때조차도 팀 구성원이 논의중인 통찰력을 박탈합니다.
이것은 궁극적으로 회의에서 생산 된 제한된 아이디어를 가져옵니다.
모임 주자, 관리자 또는 그룹 구성원이든 그룹 구성원이 한 번에 두 개 이상의 토론을 가질 때 다음 아이디어를 사용하여 그룹을 다시 가져올 수 있습니다.
경쟁 대화 관리
- 비언어적 인 의사 소통을 사용하십시오 : 잠시 동안 참가자들을 꾸준히 바라보십시오. 보고있는 동안 눈썹을 들어 올리거나 참가자에게 물결을 보내십시오. 다른 참가자들이 그룹에 다시 참여하는 동안 잠시 동안 바닥을 가진 사람을 그만 두십시오. 이렇게하는 것을 두려워하지 마십시오. 회의를 주관하는 관리자 또는 팀 리더의 일의 일부입니다.
- 질문하십시오 : 경쟁 대화에 참여하는 그룹 회원 중 한 명 에게 전화하십시오. 회의 전체에서 일어나는 토론에 대한 간략한 요약을 통해 자신의 의견을 묻습니다. 회의에서 나머지 사람들 과 아이디어를 나눌 것을 요청 하십시오 .
"케리 후보에게이 문제에 대한 여러분의 생각에 모두 관심이 있다고 생각합니다." 이것은 약간 불편할 수 있지만, 두 가지 목적을 수행합니다. 즉, 대화를 기본 대화로 가져오고 모든 사람들이 그 행동이 허용되지 않는다는 것을 알립니다.
- 구두로 개입 : 경쟁 대화에 참여하는 그룹 회원에게 풍자 또는 분노를 사용하지 않고 그룹 토론에 다시 참여하도록 직접 요청하십시오. "모든 사람들이 한꺼번에 이야기 할 때 우리는 좋은 생각을 잃어 버릴까 봐 걱정이됩니다. 나는이 모든 생각을 추적 할 수 없다는 것을 알고 있습니다." 일반적으로 사람들을 끌어 들이기위한 두 번째 또는 세 번째 시도로이 전략을 사용하는 것이 좋습니다. 직접적이고 매우 효과적이지만 팀 구성원을 난처하게 할 수 있습니다.
- 그룹 신호를 설정하십시오 : 그룹 신호는 참가자들에게 한 번에 하나의 토론 을 개최하라고 상기시켜줍니다 . 효과적으로 효과를 발휘하는 신호는 비언어적 인 타임 아웃 기호를 만들고 나서 한 번의 검지로 한 회의를 나타냅니다. 팀 구성원간에 좋은 관계가 있다면 농담이 효과적인 도구가 될 수 있습니다. "헤이, 존과 제인, 너의 세계 인수 계획을 세우지 말고 회의에 다시 오너라."
회의에서 경쟁하는 대화에 관한 마지막 말씀
사람들은 업무 회의에 참석하는 일주일의 좋은 부분을 보냅니다. 직원들이 시간을 잘 활용할 수 있도록 관리자 또는 회의 리더로서의 책임은 귀하의 책임입니다. 효과적인 회의 관리는 시간을 보존하고 대화를 제어함으로써 회의가 주제에 머무르며 수준 높은 업무를 수행 할 수 있습니다.