직원 인사 파일은 일반적으로 인사부 직원이 액세스 할 수있는 잠긴 위치에 잠긴 내화성 파일 캐비닛에 저장됩니다.
인사 파일에서 직원 정보의 기밀성이 가장 중요합니다.
모든 회사 유지 직원 파일 중 직원 인사 파일은 고용주, 감독자 또는 인사부 직원이 매일 가장 자주 액세스합니다.
직원 개인 파일 내용에 대한 고려 사항
직원 인사 파일에 문서를 제출할 때 고려해야 할 기본 원칙 및 질문은 다음과 같습니다.
- 고용주가 고소를 당했을 때 고용주가 결정을 정당화하기 위해 특정 서류를 필요로합니까? 고용주가 법원에서이 서류를 필요로합니까?
- 직원이 문서가 직원 파일에 보관 될 것이라는 사실을 알고 이해합니까? 대부분의 경우 고용주는 직원이 문서에 서명해야하며 문서 내용에 동의하지 않고 문서를 알고 있고 읽었음을 인정해야합니다.
- 직원에 대한 놀람, 의견 또는 개인 메모는 직원 인사 파일에 저장해서는 안됩니다. 단지 사실, 투기 적 사고가 아니라 직원 인사 파일에 속합니다.
직원 사원 파일의 내용
다음은 고용주가 직원 인사 기록 파일에 보관해야하는 문서에 대한 권장 사항입니다.
고용 기록
- 직업 신청
- 이력서
- 안내문 재개
- 교육 인증
- 고용 확인
- 거절 편지
- 직업 설명 배치
- 직업 분석 기록
- 직업 제안서 또는 고용 계약서
- 고용 기관 또는 임시 대리점 계약 (사용 된 경우)
- 비상 연락처
- 직원 수첩 수령을 나타내는 서명 된 수첩 수락 확인서
- 새로운 직원 오리엔테이션의 체크리스트가 다루어지고 주제가 제시됩니다.
- 모든 이전 계약 및 문서
- 직원과 고용주 간의 계약서 ( 비경제 계약 , 고용 계약 또는 회사가 제공 한 자동차 관련 계약) 와 같은 계약서, 서면 계약서, 영수증 또는 승인서
- 취업 공식 양식의 수명 : 이전 , 승진 , 내부 취업 신청서 등
- 취업 관련 서류
직원 성과 개발 및 개선
- 사용 된 성과 평가서 또는 직원 개발 계획서 사본
- 직원 자체 평가
- 정식 상담 세션 기록
- 출석 또는 지각에 관한주의 사항
- 성능 향상 계획 문서
- 징계 조치 보고서
- 인증서, 인정서 등과 같은 직원의 인정
- 직원의 공식 제안 및 권장 사항, 조직 응답
- 훈련 기록
- 교육 요청
- 역량 평가
- 교육 강습 또는 세션 알림 또는 일정
- 필요성 평가서 서명
- 교육 경비 보고서
- 고객 또는 동료의 불만 사항
고용 종결 기록
인사 파일과 관련된 추가 문서를 사용할 수 있습니다.