스마트 고용주는 직원 기록을 위해 4 개의 다른 파일을 유지 관리합니다.
사원 기록 직원 기록
직원 파일 은 각 직원별로 관리됩니다. 이 인사 파일에는 기밀 문서가 들어 있으며 인사부 직원이 관리하고 관리합니다.
인사 파일은 일부 회사에서 사용자, 직원 및 직원의 관리자가 사용하는 주요 직원 기록입니다.
다른 방법 - 이것이 권장 접근 방식 - 직원 인사 파일에 대한 액세스는 HR 및 감독 대상 직원으로 제한됩니다.
인사 파일에있는 일반적인 문서에는 고용 신청서 , 가족 비상 연락 양식, 문서화 된 징계 조치 기록, 이력서, 직원 수첩 영수증 서명, 고용주 서명 확인, 정기 감정, 취업 평가 또는 실적 등이 포함됩니다 개발 계획, 훈련 증명서 및 출석 증거, 각 직원에 대한 현재 개인 연락처 정보.
모든 인사 파일에는 동일한. 서가 들어 있지 않지만 각 개인 파일에는 동일한. 서가 있습니다. 직원의 성과에 대한 문서는 징계 조치, 상 또는 다른 뛰어난 업적 징후를 보장하지 않는 한 인사 파일에 속하지 않습니다.
이러한 일상적인 성능 노트는 관리자가 직원의 성과, 목표 및 기여도를 추적하기 위해 보관하는 파일에 있습니다.
직원 기록의 급여 파일
급여 파일 도 직원 기록을 유지합니다. 급여 파일에는 직원의 고용, 부서, 보상 변경, 압류, 대출 및 직원에게 지불하고 직원의 보상 내역 사본을 보관하는 데 필요한 기타 정보가 들어 있습니다.
급여 파일에는 W-2, W-4 및 직원이 작성한 사회 보장 원천 징수 문서와 같은 정부 양식의 기록도 포함됩니다. 파일에는 직원 복리 후생 정보와 직원 봉급 수령액을 인출 할 수있는 권한도 포함됩니다.
의료 기록 파일
직원 의료 파일 은 고용주가 관리합니다. 인적 자원 지정 직원 및 기록이 파일에 보관 된 직원을 제외하고는 의료 파일의 직원 기록을 사용할 수 없습니다. 의료 기록에는 의사의 메모, FMLA 신청 서류, 약물 검사 정보, 필수 신체 정보 및 직원 또는 그의 가족 구성원의 의료 건강과 관련된 기타 서류가 포함되어 있습니다.
의료 기록은 직원 기록의 기밀성으로 인해 최고 수준의 안전한 보관 및 기밀을 유지합니다. 의료 파일은 HR 지정 직원 이외의 직원이 접근 할 수없는 방에 잠긴 파일 서랍에 보관하는 것이 좋습니다.
I-9 직원 기록 파일
I-9 파일 에는 다른 직원 기록과는 별도로 하나의 파일에 모든 직원에 대해 유지 관리되는 직원 레코드가 있습니다.
고용주는이 직원 기록을 다른 직원 기록과 별도로 유지하여 직원 I-9 를 검토 할 권한이있는 공무원 및 기타 기관의 직원 기밀 유지를 유지합니다.
I-9를 별도의 장소에 두는 것은 연방 I-9 파일 검토를 위해 선발 된 경우 공무원은 실제 직원을 제외하고 귀하의 조직에 근무하는 직원 또는 고용에 관한 다른 기록을 볼 수 없게됩니다 I-9 양식. 이러한 조사는 매년 증가하고 있으므로 직원들이 I-9 양식을 적절하게 작성했는지 확인하거나 벌금과 감옥에 수감 할 수 있습니다.
직원에 의한 직원 기록에 대한 액세스
직원은 정상 업무 시간 중에 인사부 담당자에게 연락하여 직원 기록을 볼 수 있습니다.
직원은 자신의 기록에있는 HR 직원 직원이있는 곳에서 볼 수있는 모든 문서를 변경하거나 제거 할 수 없습니다.
직원 핸드북에 직원 인사 기록보기 정책이 있어야하고 직원의 파일보기 요청과 관련하여 무차별 적으로 직원 지침 레코드보기 정책 을 따라야합니다.
고용인이 퇴직 한 후에 인사 기록 사본을 서면으로 요청하면 직원에게 사본을 보내야합니다.
때로는 인적 자원 부서에서 보유하고있는 직원 기록의 종류에 대해 의심스러운 직원을 만나게됩니다. 이들은 직원 파일의 사본을 요청할 가능성이 가장 높은 직원입니다. 다시 말하지만, 차별없이 파일 사본을 만들어 보내십시오. HR 직원이 보유한 문서가 거의 없기 때문에 직원이 놀랐다는 의견을받을 가능성이 큽니다.
일부 관할 지역에서는 직원에게 파일 복제 및 전송 비용을 청구하는 것이 합법적입니다.
면책 조항 : 제공된 정보는 신뢰할 수 있지만 정확성 및 적법성에 대한 보장이 없음을 유의하십시오. 사이트는 전 세계 시청자가 읽으며 고용 법과 규정은 주마다, 그리고 국가마다 다릅니다. 귀하의 법적 해석과 결정이 귀하의 지역에 적합한 지 확인하기 위해 법률 지원 이나 주정부, 연방 정부 또는 국제 정부 자원의 지원을 요청하십시오. 이 정보는 지침, 아이디어 및 지원을위한 것입니다.