HR 정보 기술 요구를 결정하기 위해 묻는 질문
그러나 HR 및 기타 경영진은 모든 세부 정보를 관리하기 위해 최고의 HR 정보 기술을 선택하고 있으며 선택한 솔루션이 시간의 테스트에 부합 할 것이라는 것을 어떻게 알고 있습니까?
다음은 인적 자원 정보 기술을 선택하는 과정에서 묻고 답할 핵심 질문입니다.
- HR 정보 기술 소프트웨어가 제공하는 유연성 및 확장 성의 정도는 무엇입니까? HR 전문가 는 소프트웨어가 여러 Excel 스프레드 시트, 데이터베이스 및 종이 문서에서 데이터를 가져올 수 있는지 여부와 필요한 모든 종류의 다른 시스템 및 데이터와 상호 작용할 수있는 수준을 결정해야합니다.
소프트웨어는 여러 소스에서 정보를 가져 와서 필터링 할 수 있어야합니다. 이상적으로이 프로세스도 자동화되어야합니다. 많은 온라인 등록 솔루션에서는 데이터를 이동 통신사로 보내 시스템을 업데이트하기 전에 데이터를 수동으로 조작해야합니다. 업데이트 형식, 전송 일정 및 전송 방법의 자동화는 청구 및 적격성 문제를 제거하는 데 도움이 될 수 있습니다. - 소프트웨어가 HR의 회사를 수용 할 수 있고 통신 회사 규칙에 도움이됩니까? 진실로 유능한 등록 엔진이 각 등록 활동을 평가하고 요구되는 정확한 자격 요건을 충족시키기 위해 특별히 고안된 규칙, 메시지, 프롬프트 및 옵션의 필요한 조합을 적용합니다. 이 소프트웨어는 회사와 통신 사업자가 갖는 모든 적격성 규칙을 수용해야합니다.
- HR 정보 기술은 조직과 함께 성장하고 확장 할 수 있습니까? HR은 회사가 새로운 직원 , 사무실, 혜택 변경 및 규칙을 고용 함에 따라 기술의 성장 능력을 평가해야합니다. HR은 이러한 각 요소에 대한 임계 값에 대해 질문해야합니다.
- HR 정보 기술 소프트웨어는 다른 시스템과 통합 할 수 있습니까? 급여 및 기타 기능은 종종 복리 후생 관리 와 동일한 정보를 공유 합니다 . HR은 한 시스템에 입력 된 데이터 및 기타 직원 정보가 다른 시스템과 공유 될 때 더 큰 효율성을 얻을 수 있습니다. 직원 모집 추적 은 또 다른 필수 기능입니다.
- 솔루션을 구현하거나 구축하는 책임은 누구에게 있습니까? 어떤 수준의 교육이 필요합니까? 일부 솔루션의 경우 클라이언트가 초기 구현에 매우 관여해야하므로 이미 바쁜 HR 관리자에게 압도적 인 영향을 미칠 수 있습니다.
HR 부서는 필요한 교육 및 기술 전문 지식 수준과 예상되는 시간을 명확하게 이해해야합니다. 이 주제에 대해 솔루션 공급자에게 묻는 것은 처음에는 단순 해 보이지만 중요한 기술 전문 지식을 필요로하는 미묘한 영역에 대한 통찰력을 제공 할 수 있습니다. HR은 완성 작업을 현실적으로 방해하는 것과 같이 성 가실 수있는 특정 작업을 결정할 수 있으므로 HR 정보 기술 가치와 ROI를 잠재적으로 낮출 수 있습니다. - 교육이 관련 되면 요금이 부과됩니까? 시간 외 출장 및 오프 사이트 출장 비용을 포함하여 교육 비용도 평가해야합니다. HR은 HR 정보 기술 채택과 관련된 모든 경직되고 부드러운 비용을 인식해야합니다.
- 누가 데이터를 소유합니까? 이 질문에 대한 답 은 인적 자원 조직이어야합니다 . 회사는 모든 응용 프로그램 서비스 공급자 (ASP)에게 데이터를 전송할 수 있어야합니다. 데이터가 이동 통신사의 독점 서버에있는 경우 이동 통신사를 전환 할 때 회사에 추가 요금이 부과 될 수 있습니다.
- 어떤 유형의 유지 보수 및 유지가 필요합니까? 회사의 현장 워크 스테이션 또는 서버에 소프트웨어를 설치하면 해당 기술에 대한 정기적 인 업데이트가 필요할 수 있으며이를 계획하고 관리하는 것이 번거로울 수 있습니다. HR 정보 기술에 대한 업데이트는 ASP (Application Service Provider) 또는 SaaS (Software as a Service) 모델을 통해 온라인으로 제공되는 소프트웨어를 사용하여 자동으로 수행됩니다.
- HR 정보 기술에 어떤 보안 수단이 포함되어 있습니까? ASP 또는 SaaS 모델을 통해 온라인에서 소프트웨어를 사용할 수있는 경우 공급자는 매일 백업, 백업 서버 및 추가 된 보호 계층을 제공해야합니다. 권한이 부여되지 않은 직원 이 정보를 분실하거나 액세스하지 못하게하는 추가 시스템과 절차가 마련되어 있어야합니다. HR 담당자는 다른 관리자 와상의하여 HR 정보 기술에 대한 액세스를 누가 허용 할 것인지 결정할 독점 권한을 가지고 있어야합니다.
- 직원이 혜택 플랜 에 등록하고 실시간으로 개인 데이터를 변경하고 선택을 계획 할 수 있습니까? 컴퓨터에 대한 광범위하고 일반적인 액세스를 고려할 때 직원 액세스 권한이 주어져야합니다.
직원 수의 대다수는 가정에서 인터넷에 접속할 수 있습니다. 직원 셀프 서비스는 시간과 비용을 절약 할 수있는 큰 잠재력을 제공합니다. 훌륭한 셀프 서비스 시스템은 직원 및 부양 가족에 관한 정보를 입력함으로써 직원을 원활하게 안내합니다.
시스템은 사용 가능한 계획을 명확하게 제시하고 직원이 자신의 편의성을 고려하여 선택을 할 수있게하여 마법사를 통해 프로세스 전반에 걸쳐 이러한 작업을 단순화합니다. 직원은 또한 필요에 따라 하루 24 시간 연중 무휴로 부양 가족을 추가하고 정보를 변경할 수 있어야합니다.
조직의 인적 자원 정보 기술 요구 사항을 평가할 때 대답해야 할 추가 질문입니다.
- 이 기술을 통해 인적 자원은 누구에게 어느 정도 액세스 및 액세스가 허용 될지 결정할 수있는 권한을 부여 받게됩니까? 직원 액세스를 제공하는 것과 마찬가지로,이 기술은 HR에 최종 결론을 제공해야합니다. HR은 모든 데이터를 통신 사업자에게 전송하기 전에 승인 할 수있는 권한을 가져야하며 직원 및 다른 사람들이 액세스 할 수있는 정도를 결정해야합니다.
- HR 정보 기술에서 사용할 수있는보고 기능에는 어떤 유형이 있습니까? 보고 기술은 다양한보기 및 형식 (스프레드 시트, PDF, HTML), 큰 그림 평가 및 의사 결정 능력 향상을위한 드릴 다운 기능을 제공해야합니다. HR은 혜택 및 기타 직원 데이터와 관련하여 특정 계획, 뛰어난 조치 및 직원 통계 정보의 변경 사항을 언제든지 평가할 수 있어야합니다.
- HR이 시간을 절약 할 수 있도록 소프트웨어가 특정 기능을 제공합니까? 부서별 요구 사항에 따라 HR은 일괄 적으로 정보를 처리 하고 COBRA 정책에 대한 알림 및 청구서 관리를 관리하고 자체 청구 및 조정 도구를 제공하며 구체적인보고 기능을 제공하는 기술 능력에 대해 문의 할 수 있습니다.
- 이 소프트웨어는 HR 부서가 직원들과 더 잘 소통 할 수 있도록 특정 기능을 제공합니까? 일부 프로그램은 HR 부서에 전자 메일, 전자 게시판 및 특정 필터 기준 (위치, 부서, 보험 계획, 등록 상태, 퇴직 상태 등)별로 다양한 수준에서 직원과 의사 소통 할 수있는 유연성을 제공합니다. HR 정보 기술 시스템. 의사 소통을위한 여러 가지 방법을 사용하면 프로세스를 자동화하고 HR이 메시지를보다 효과적으로 타겟팅하도록 도울 수 있습니다.
- HR 정보 기술 시스템이 견제 및 균형 수단을 제공합니까? HR이 거래를 승인 할 수있을뿐만 아니라 많은 HR 정보 기술 시스템은 인사가 시스템의 데이터에 동의하는지 확인하기 위해 운송업자 청구에 대한 게이트 키퍼 역할을 수행하는 기능을 제공합니다. 이것은 할 수있다 :
- 운송 인보이스의 정확성을 확인하고,
- 시간과 돈을 절약하고,
직원 등록 의시기 적절한 배려를
직원들이 보살핌을받을 때 자격을 확인합니다.
- 정보는 통신 회사와 어떻게 교환됩니까? 그리고 누가이 상호 작용에 책임이 있을까요? HR 정보 기술 시스템의 통합은 소프트웨어가 관계를 맺고있는 통신사의 수뿐만 아니라 소프트웨어의 연결 유형에 따라 결정되어야합니다. 혜택 관리 소프트웨어를 통해 통신 사업자와의 성공적인 상호 작용을 보장하려면 다음을 포함한 많은 단계가 필요합니다.
- 초기 구현 데이터 인구 조사 수집;
- 지속적인 정보 교환을위한 초기 통합 설정
매일 또는 매주 상호 작용을 조정하여 데이터가 수신되고 정확하게 적용되는지 확인합니다.
- 지속적인 업데이트 검토;
등록자에 대한 운송인 요구 사항이 규제 기관에 부합 함. 과
- 데이터 교환의 관계를 개선하기 위해 각 통신사와의 사전 관계를 촉진합니다.
제품을 완전히 이해하려면 각 작업에 대한 책임자를 아는 것이 중요합니다. 각 소프트웨어 공급자는 위에 요약 된 작업의 일부와 전체를 제공하는 데있어 서로 다른 수준의 통합을 제공합니다. HR은 회사의 선택된 통신 회사와의 강력하고 지속적이며 원활한 관계를 입증하는 공급 업체와 협력해야합니다.
많은 제공 업체는 통신 사업자가 수락 할 수도 있고받지 않을 수도있는 일반적인 ANSI 834 파일 전송을 허용 할 수 있습니다.이 요인은 대개 그룹의 크기에 영향을받습니다. 관리자는 문제를 피하기 위해 각 이동 통신사의 필요에 맞게 사용자 정의 된 깨끗하고 검증 된 전송 (트랜잭션의 적격성 보장)을 제공하는 제공 업체를 찾아야합니다. 또한 통신 사업자 자신의 특정 전송 언어와 상호 작용하는 전용 EDI (전자 데이터 교환) 부서가있는 제공 업체를 찾아야합니다.
- 어떤 수준의 고객 서비스가 제공됩니까? 서비스에 대한 추가 비용이 있습니까? HR은 제공되는 지원에 대한 액세스 수준과 데이터베이스, 온라인 채팅, 전자 메일 지원, 실제 사람과의 대화 또는 이들의 조합을 통해 고객 서비스를 구성하는 온라인 도움말을 결정해야합니다. 혜택 및 기타 HR 정보의 민감성을 감안할 때 관리자는 직접 연락 할 수있어 24 시간 이내에 질의에 대한 응답을 기대해야합니다.
- HR 정보 기술 시스템 비용은 얼마이며 이점보다 큽니까? HR 부서는 연례, 월간, 일회성 비용과 함께 제공되는 혜택과 함께 HR 정보 기술 시스템의 전체 비용을 평가해야합니다. 약간 더 비싼 시스템은 직원들이 자신의 기록을 유지하고 더 큰 편의성, 시간 절약 및 정확성을 제공 할 수있는 기능과의 차이점을 지불하는 것 이상일 수 있습니다. 이러한 요소는 HR 정보 기술 시스템을 선택하는 데 고려되어야합니다.
HR 정보 기술 시스템의 필요성이 커지고 있습니다. HR 직원이 HR 정보 기술 시스템에서 방대한 옵션을 찾으면 사용 가능한 모든 옵션을 분석하고 무게를다는 것이 점점 더 중요 해지고 있습니다.
HR 정보 기술 시스템을 선택하는 것은 부서 및 회사의 요구에 따라 성장할 투자로 간주되어야 합니다 . 이러한 질문은 귀사에 적합한 HR 정보 기술 시스템으로 안내합니다.