효과적이고 세련된 비즈니스 서신을 작성하는 것은 레이아웃과 언어에 대한 확립 된 규칙을 준수하는 한 쉽지 않은 작업이 될 수 있습니다. 수령인이 정기적으로 상당한 양의 서신을 읽으며 오타와 문법 오류가없는 잘 수행 된 편지를 선호한다는 사실을 깨달으십시오. 엄지 손가락의 좋은 규칙은 그것을 두 번 교정 한 다음, 동료가 그것을 놓치지 않았는지 확인하도록 검토하게하는 것입니다.
비즈니스 서신 섹션
편지의 각 섹션은 연락처 정보와 수령인의 편지로 시작하여 적절한 형식을 따라야합니다. 인사말; 편지의 본문; 폐쇄; 그리고 마지막으로 당신의 서명.
비즈니스 편지 형식
아래는 독자와의 관계 및 원하는 결과가 무엇인지를 토대로 프레임을 만드는 방법에 대한 팁과 함께 전통적인 비즈니스 서신 형식입니다.
귀하의 연락처 정보 :
당신의 이름
주소
전화 번호
귀하의 이메일 주소
날짜
수취인의 연락처 정보 :
그들의 이름
그들의 직함
그들의 회사
회사 주소
인사말 :
- 문제를 제기 할 사람을 분명히 모르는 경우 " 우려 할 수있는 사람에게 "를 사용하십시오.
- 공식 인사말 "친애하는 Mr.Ms./Dr. [성] "을 입력하십시오.
- 받는 사람과 비공식적 인 관계가있는 경우에만 "친애하는 [이름]"을 사용하십시오.
몸
서식 기본 사항 :
- 각 문단 사이, 인사말 후에, 닫는 것 사이에 공백이 추가 된 단일 간격 라인을 사용하십시오.
- 편지를 왼쪽으로 여백을 정당화하십시오 (왼쪽 여백에 대해).
올바른 톤을 치십시오.
귀하의 서한의 목적을 단순하고 타당한 언어를 통해 분명히하고 시작 단락을 간결하게하십시오. 당신은 "나는 참고로 글을 쓰고 있습니다 ..."라고 시작할 수 있으며, 거기에서 당신이해야 할 말만 의사 소통 할 수 있습니다.
다음 단락에는 독자가 자신의 목표를 완전히 이해할 수 있도록 정보를 포함해야하지만 구두가 지나치게 길거나 불필요하게 긴 말을 피하는 것이 좋습니다. 다시 한 번, 간결하게주의를 기울이십시오.
귀하의 의도가 수령인을 설득하여 돈을 투자하고, 참고 자료를 제공하고, 귀하를 고용하고, 귀하와 파트너 관계를 맺거나, 문제를 해결하려는 경우, 그 원인에 대한 강력한 사례를 창출하십시오. 예를 들어, 독자가 자선 행사를 후원하기를 원하면 회사의 자선 목표와 겹치는 부분을 식별하십시오. 독자를 돕는 것이 상호 이익이된다는 것을 독자에게 확신 시키십시오. 그러면 자신의지지를 얻는 기회가 증가하게됩니다.
마지막 단락을 두 문장으로 유지하십시오. 단순히 귀하의 서면 이유를 반복하고 귀하의 요청을 고려해 주신 독자 께 감사드립니다.
무료 닫기 :
폐회를위한 좋은 옵션은 다음과 같습니다.
- 정중하게 당신,
- 진심으로 당신,
- 진실로,
- 공손히,
편지가 덜 형식적이라면 다음을 고려하십시오.
- 모두 제일 좋다,
- 베스트,
- 고맙습니다,
- 문안 인사,
서명 :
서명을 닫을 때 바로 쓰고 닫는 것과 입력 한 성명, 직위, 전화 번호, 전자 메일 주소 및 포함시킬 기타 연락처 정보 사이에 네 개의 공백을 남겨 둡니다. 아래 형식을 사용하십시오.
귀하의 필기 서명
입력 된 전체 이름
표제
이메일 비즈니스 편지 보내기
이메일 편지를 보내면 서명이 약간 다를 것 입니다. 귀하의 연락처 정보를 편지의 제목에 포함시키지 말고 귀하의 서명 아래에 기재하십시오. 예 :
진심으로 당신,
이름 성
표제
주소
전화 번호
귀하의 이메일 주소
작성한 주제를 이메일의 제목란에 포함 시키십시오. 그러면 독자는 메시지를 보내는 이유를 분명히 알 수 있습니다.
비즈니스 서신 쓰기 팁
이 가이드 라인에서 글꼴 선택, 여백 선택 및 편지 서식 지정과 같은 비즈니스 편지 작성 방법에 대한 자세한 팁을 찾을 수 있습니다.
예를보고 자신의 서신에 대한 아이디어를 얻는 것이 항상 도움이됩니다. 표지 말, 면접 감사 편지, 후속 편지, 취업 거부 및 거부 서신, 사퇴 서한, 감사장 및 비즈니스 및 취업 관련 편지 샘플을 포함한 편지 견본을 검토하십시오.