직원들이 비즈니스에서 돈을 쓸 때 어떻게 돈을 지불합니까?
여행 경비로 는 숙박, 항공편, 육로 교통, 종업원들에 대한 팁, 식사 및 그 밖의 부수적 인 경비가 포함될 수 있습니다.
기타 사업 경비로는 고객이나 장래 직원을 점심 식사에 데려다주는 것, 고용주가 보상 하는 책이나 기타 교육 자료를 구입하는 것, 회사 자산을 재활용 하는 데 드는 경비 등 이 있습니다.
조직이 배상 할 비용 유형은 직원 핸드북 의 회사 출장, 오락 및 일반 상환 비용 정책 에서 찾을 수 있습니다. 고용주가 장기간 여행시 드라이 클리닝 및 체육관 멤버십과 같은 다양한 비용을 충당 할 수 있으므로 회사 정책을 잘 알고 있어야합니다.
출장에 대한 고객 엔터테인먼트는 또 다른 상환 비용이지만 회사의 정책을 알고 지출 한도를 초과하지 않도록하십시오. 그러한 지출에 대한 고용주의 예산을 초과하지 않으면 서 친절 함과 공손함을 보여주고 싶습니다.
인기가있는 곳은 고위 직원 인 사람들과 자주 출장해야하는 다른 직원에게 맡겨진 회사 신용 카드입니다.
직원은 자신의 돈으로 비용을 지불하는 대신 회사 신용 카드에 부대 비용과 팁을 제외한 모든 비용을 청구합니다.
이는 직원이 영수증을 저장하고 여행 경비 보고서를 작성하지 않고도 정확한 비용을 문서화하는 신용 카드 청구서이므로 직원에 대한 비용 상환에 편리한 방법입니다.
경비 상환 보고서 작성
회사 신용 카드 사용과 현금 지불의 경우 직원은 여행에서 돌아 오면 비용 보상 보고서를 기입해야합니다. 회사 신용 카드를 사용하면 신용 카드 청구서에 나타나는 분명한 청구액보다 적은 금액을 설명해야합니다 (처음부터 비용 보고서를 작성하는 것보다 훨씬 쉽습니다). 그들은 또한 회사가 자신의 돈이나 신용 카드로 지불 한 추가 부대 비용을 청구 할 것입니다.
직원이 현금으로 돈을 지불하면 환급이 요청되는 각 비용을 기재하고 때로는 정당화해야합니다. 이들은 신용 카드 회사의 진술과 마찬가지로 회계에 의해 검토됩니다. 정당하지 않은 비용 또는 회사 정책에 의해 제외 된 비용은 상환되지 않으므로 출장에 관한 회사 정책을 알아야 할 필요가 있습니다.
대부분의 회사는 직원에게 상환되고 적절한 회계를 보장하기 위해 비용 상환 보고서를 제출해야하는 날짜를 설정합니다. 일부 조직에서는 마감일 이후 제출 된 비용을 상환하지 않으므로 직원은 신중하게이 규칙을 따라야합니다. 귀사의 규칙을 알고 있어야합니다.
직원 비즈니스 출장 비용을 지불하는 또 다른 방법 은 일당 지불입니다.
비용 환급과 관련된 비정상적인 독자 질문
한 독자는 "우리의 외부 영업 담당자는 대규모 영토 (여러 주)를 가지고 있으며 일상적으로 여행하며 종종 밤새 숙박해야하는 경우가 있습니다 회계 부서를 통해 영업 담당자가 그러한 여행 중 애완 동물을 데려 간 사실을 알게되었습니다 그녀는 호텔이 애완 동물 요금을 회사 신용 카드에 부과했다. 그녀는 호텔이 요금을 분리하지 않을 것이고 회사에 상환 할 계획이라고 주장했다.
"나는이 상황을 어떻게 처리 할 지에 대한 제안을 찾고있다. 나의 HR 본능은 회사 자금의 남용으로이 직원을 써야한다고 말하지만, 나는 영업 담당자에게 특정 애완 동물 정책을하기를 거부한다.
"회사 신용 카드를 사용하는 경우 '이 카드는 회사 경비로만 사용됩니다.
카드를 개인적으로 사용하면 카드가 몰수되거나 해지 될 수 있습니다. 또한 영업 담당자는 승인되지 않은 청구에 대해 책임을집니다. 과거에 그런 주제에 관해 썼습니까? "
HR 대응 : 고려해야 할 사항이 있습니다. 직원이 회계에 가서 호텔이 애완 동물 혐의를 분리 할 수 없다는 문제를 설명 했습니까? 또는 그녀는 회계에서의 경비를 면밀히 검토하여 잡았습니까?
첫째, 호텔에서 애완 동물 혐의를 분리 할 수 없다고 생각하기가 어렵습니다. 둘째, 호텔에서 애완 동물에 대한 청구를 분리 할 수없는 경우 어떻게 회계비를 지불해야 하는지를 알았습니까?
그녀가 붙잡 혔을 때만 애완 동물의 요금을 지불하기로 계획하고, 당신의 정책에 따라 자발적으로 지불하겠다고 제안하지 않으면 그녀는 징계 조치 를 받을 자격이 있습니다 . 이는 또한 과거에 비슷한 상황을 어떻게 처리했는지에 달려 있습니다. 다른 직원들이 다양한 경비를 지불하고 징계 조치를받지 않았습니까?
상황을 들여다 보면, 한편으로는 정책이 있고 다른 한편에서는 정책이 어떻게 구현되고 적용되었는지 종종 알게됩니다. 이 직원을 다른 직원이 과거에 치료 한 것과 다르게 취급하고 싶지는 않습니다.
다른 직원이 비슷한 경비로 단순히 회사에 상환 한 경우 징계 조치가 취해지지 않습니다. 저는 변호사가 아니므로 이것은 HR 동료의 견해 일 뿐이라는 것을 기억하십시오.
애완 동물 여행 정책을 수립하는 것은 권장하지 않습니다. 이는 회사가 직원의 사생활에 간섭하고 과도하게 다루는 사례이기 때문입니다. 직원들이 애완 동물과 함께 여행하기 위해 돈을 내고 싶다면 회사의 관심사가 아닙니다.
애완 동물이 머무르는 곳의 비용이나 출장의 사업 목적에 참여하는 능력에 영향을 미치지 않는 한, 애완 동물은 고용주의 사업이 아닙니다. 직원은 물론 여행하는 애완 동물이 발생시키는 추가 비용을 지불해야합니다.
귀하의 여행 정책은 다소 혼란스럽고, 회사 비용 만 허용되었다는 정책이 이미 발표 된 경우 "승인되지 않은 요금 책임자"에 관한 부분을 강화할 수 있습니다.
더보기 : 비즈니스 여행 경비 절감을위한 10 가지 팁 | 직원들이 회의실을 공유해야합니까?
면책 조항 : 제공된 정보는 신뢰할 수 있지만 정확성 및 적법성에 대한 보장이 없음을 유의하십시오. 사이트는 전 세계 시청자가 읽으며 고용 법과 규정은 주마다, 그리고 국가마다 다릅니다. 귀하의 법적 해석과 결정이 귀하의 지역에 적합한 지 확인하기 위해 법률 지원이나 주정부, 연방 정부 또는 국제 정부 자원의 지원을 요청하십시오. 이 정보는 지침, 아이디어 및 지원을위한 것입니다.