프로젝트 작업과 일반적인 작업을 구별하는 5 가지 방법
팀원들과 이야기 할 때, 그들은 종종 그들이 프로젝트에서 일하고 있는지 또는 평상시처럼 업무를하고 있는지 확신 할 수 없다고 말해줍니다. 두 가지 역할 모두 조직에서 필요하며 동등한 효력을 지니고 있지만 조직에서 수행하는 작업을 이해하는 데 도움이되므로 전체적으로 조직의 어느 부분에 더 잘 맞는지 확인할 수 있습니다.
차이점을 정리하여 프로젝트가 무엇인지, 평상시처럼 비즈니스의 일부가 자신감을 갖도록하십시오. 프로젝트 작업과 비즈니스 사이에는 5 가지 주요 차이점이 있습니다. BAU로 축약 된 '평소처럼 비즈니스'를 종종 보게됩니다.
프로젝트 사업 변경; BAU가 변경 사항을 확인합니다.
첫째, 변경 사항이 처리되는 방식에는 차이가 있습니다.
사업은 평소와 같이 사업을 운영합니다. 그들은 불을 계속 켜둔다. 그들은 고객에게 봉사하고 목표를 달성합니다. 또한 BAU 팀은 기존 비즈니스 프로세스가 작동하지 않고 더 이상 목적에 부합하지 않는 경우를 먼저 파악합니다. 그런 상황이 발생하면 BAU 팀은 변화의 필요성을 확인하는 팀입니다.
관리자는 전략적 검토의 일환으로 해당 부서 또는 사업 단위가 목표를 달성하기 위해 어떤 변화를 가할 필요가 있는지 제안 할 수 있습니다. 또는 부서의 밝은 불꽃이 직원 제안 제도를 통해 변경 제안을 제시 할 수도 있습니다.
다른 한편으로는 상급 관리자가 자신의 사업부가 목표를 달성하는 데 필요한 변경 사항을 전달할 수 있도록 전체 비즈니스 사례를 작성해야 할 수도 있습니다.
비즈니스 프로세스 간소화 만이 아닙니다. BAU 역할을 담당하는 사람들은 규제 체제의 변화 또는 조직의 경쟁 상황의 일부로 변경이 필수적이라는 사실을 깨닫게 될 수도 있습니다.
Frontline 직원은 전략을 제공하기 위해 노력하고 있으며, 그들이 얻고 자하는 바가 무엇인지 알고 있습니다.
프로젝트는 이러한 변화를 구현하기위한 메커니즘입니다. 프로젝트는 프로젝트 관리를 사용하여 BAU 기능을 통해 변경 사항을 전달합니다. 우리는 어떤 프로젝트 관리가 더 명확한 지 명확히 할 것입니다. 프로젝트 조직은 BAU 팀이 확인한 변경 사항을 제공하기 위해 노력합니다. 이것은 일반적으로 비즈니스 사례 및 고위 경영진 승인 인 프로젝트 승인 프로세스를 거친 후에 발생합니다.
이는 프로젝트 역할을 수행하는 사람들이 비즈니스 관행에 대한 개선을 제안 할 수는 없지만 프로젝트 역할의 일부가 아닌 직원 역할을 수행 할 것이라고 말하지는 않습니다.
'비즈니스 변경, 비즈니스 운영'으로 요약 된 내용도 프로젝트 종료시 눈에 띄게 나타납니다. 프로젝트가 구현하는 변경 사항은 결과물을 제공하는 것입니다. 그것은 새로운 소프트웨어, 건물, 새로운 서비스 또는 다른 어떤 것일 수 있습니다. BAU 팀은이를 취하여 비즈니스 이점을 제공 할 책임이 있습니다. 즉,이 프로젝트는 혜택을 얻을 수있는 기능을 제공하며, BAU 운영 부서는 그 기능을 사용하여 혜택을 얻습니다.
프로젝트 위험 관리; BAU가 위험을 완화시킵니다.
비즈니스가 일상적인 기능을 효과적으로 수행하기 위해서는 BAU 팀이 모든 운영 위험을 완화하고자합니다. 조직의 안정성과 반복성있는 프로세스를 위해 비즈니스에서 불확실성을 제거하는 것은 좋은 일입니다.
독특하고 불확실하다는 본질 상 프로젝트는 위험 요소를 필요로합니다. 회사는 변경 사항을 도입하고 이전에는 없었던 것을 제공하기 때문에 프로젝트를 수행함으로써 미지의 세계로 도약했습니다.
따라서 프로젝트 팀은 조직의 BAU 측과 다른 방식으로 위험에 접근합니다. 프로젝트 관리자는 긍정적 결과 와 부정적인 측면 모두에서 최고의 결과를 얻기 위해 리스크를 관리하고자합니다. 이는 발생할 가능성을 제한하려고하는 위험을 완화하는 것을 포함 할 수 있지만 다른 위험 관리 전략도 포함합니다.
프로젝트에서 위험을 없애지는 않을지 모르지만, BAU 작업에 대한 좋은 운영상의 이유 때문에이를 수행 할 수 있습니다.
프로젝트는 시간 제한적이다. BAU는 진행중입니다.
프로젝트는 시작, 중간, 끝이 있습니다. 이것이 프로젝트 수명주기 입니다. 사실, 프로젝트의 가장 특징적인 특성은 프로젝트가 완료된다는 것입니다. 이 시간 동안 프로젝트 매니저와 프로젝트 팀 이 프로젝트를 진행합니다. 그런 다음 팀은 핸드 오버 중에 해체되고 마지막 단계에서 종료됩니다.
분석가는 멈추지 않습니다. 물론 비즈니스를 위해 더 이상 필요하지 않은 기능을 종료하거나 프로세스를 중지 할 수 있습니다 (프로젝트로 관리 될 수도 있음). BAU 기능은 예측 가능한 종료일이없는 진행중인 작업을 생성합니다.
프로젝트는 자본화 될 수있다. 바우처는 종종있을 수 없다.
프로젝트는 자본화 될 수 있으며 종종 BAU는 불가능합니다. 평소와 같이 진행중인 비즈니스에 대한 운영 비용에 의존합니다. 즉, 프로젝트 및 '기타'작업에 대한 회계 처리가 다릅니다.
프로젝트 자금 조달은 자산을 서비스로 가져 오는 것과 관련이 있습니다. 즉, 비용을 자본화 할 수 있습니다. 경우에 따라 전 세계 어디에 있느냐에 따라 현지 회계 규정에 따라 프로젝트 비용을 절감 할 수도 있습니다.
BAU 비용은 일반적으로 opex (운영 지출)로 간주되며 회사의 손익 계정에서 추적됩니다.
일반적으로 프로젝트 자금 및 사업 자금은 매우 전문화 된 영역이므로 조직에서 자본화해야하는 것과하지 말아야 할 것에 대한 판단을 내리기 전에 항상 재무 전문가의 조언을받는 것이 가장 좋습니다. 회계 규칙은 나라마다 다르며 심지어 조직마다 개인 사업에 특정 프로세스와 방법을 적용하는 경우도 있습니다.
의심스러운 경우 항상 확인하십시오!
교차 기능 팀이 참여하는 프로젝트; BAU는 기능 팀과 관련됩니다.
마지막으로, 프로젝트 팀의 구성에는 큰 차이가 있습니다. 프로젝트는 여러 분야의 전문가 팀이 함께 참여하여 특정 결과물을 제공하는 경향이 있습니다. 프로젝트 팀을 동기 부여하는 방법을 아는 것은 모든 사람에게 목표가 전달되지 않고 프로젝트가 시작되기 때문에 중요합니다. 사람들이 자신이하고있는 일에 대해 명확하게 이해하지 못하면 최선의 일을하지 않는 경향이 있습니다.
프로젝트 팀은 특정 역할을 수행하는 사람들로 구성됩니다. 이것들은 직책이 아니고 뚜렷한 책임이있는 프로젝트 내의 직위입니다. 프로젝트 팀의 주요 역할은 다음과 같습니다.
- 프로젝트 스폰서
- 프로젝트 매니저
- 선임 공급자 (IT와 같은 내부 팀 또는 외부 계약자 또는 공급 업체가 될 수있는 작업을 수행하는 조직)
- 고객 (다른 부서 관리자와 같은 내부 고객이거나 클라이언트 서비스 조직에서 프로젝트를 제공하는 고객 일 수 있음)
- 주제 전문가 (프로젝트 기간 동안 또는 프로젝트의 성공에 기여하기 위해 전문 지식을 사용하는 팀의 일부).
프로젝트 팀의 역할에 대해 자세히 알아보십시오.
반면 BAU 작업은 기능 팀에 의해 관리됩니다. 그들은 스스로의 전문가이지만 부서로서 함께 그룹화되며 일반적으로 프로젝트 팀보다 다른 부서와의 기능적 중복성이 적습니다.
일반적으로 팀에서해야 할 일과 팀의 목표는 매우 분명합니다. 이들은 부서가 회사에서 수행하는 역할에 대한 명확한 목표와 비전을 갖게됩니다. 예를 들어, 고객 서비스 팀이 고객 서비스 부서의 일원으로 고객의 전화 및 전자 메일을 처리합니다.
그것은 복잡합니다 : 중복이 있습니다. 예를 들어, 고객 콜 센터의 팀 리더는 해당 분야의 전문가입니다. 이들은 프로젝트 팀과 고객 패키지와 관련된 프로젝트의 일부를 제공하는 것과 관련된 리소스를 관리하기 위해 프로젝트 팀에 파견 될 수 있습니다. 그러나 프로젝트 작업에서는 고객 서비스 팀장이 아닌 주제 전문가 (Subject Matter Expert)의 역할을 수행합니다. 프로젝트 팀원은 프로젝트 예산 중 일부를 책임지고 최종 목표를 달성하기 위해 작업이 수행되는 방법에 대해 높은 수준의 재량권을가집니다. 그들은 BAU 역할에서 이것이 없을 수도 있습니다.
회계 감사원과 프로젝트 간의 충돌
프로젝트 작업과 BAU 작업은 서로 나란히 잘 앉을 수 있지만 긴장감이없는 경우가 많습니다. 프로젝트가 현상 유지를 변경하려고하기 때문에 발생합니다. 현상 유지는 꽤 잘 작동하고, 사람들은 변화와 같이 대부분의 부분에서 변화가 없으므로 항상 약간의 긴장감이 있습니다.
둘째, 사람들에게 프로젝트 팀에 참여할 것을 요청할 때, 그들은 충성심의 충돌로 어려움을 겪을 수 있습니다. 그들의 일상 업무 또는 프로젝트에 대한 책임은 무엇입니까? 명확한 목표와 경영진의 프로젝트에 대한 강한 의지는 여기에서 도움이 될뿐만 아니라 회사와 팀의 우선 순위가 무엇인지 알 수 있도록 의사 소통 의 통로를 열어 놓을 수 있습니다.
셋째, 비즈니스 운영을 유지하는 것이 항상 중요합니다. 자금 조달이 어려워지는 프로젝트 팀에게는 조직의 일상 업무를 지키려는 작업이 초점을 맞추기 때문에 BAU 역할과 시간 척도로 지연되는 핵심 자원이 지연된다는 것을 암시합니다.
프로젝트 관리자는 이것으로 좌절 할 수 있지만 항상 그렇게 될 것입니다. 회사가 그동안 파산하고 거기에 건설 한 것을 사용할 사람이 없다면 환상적인 프로젝트를 제공 할 필요가 없습니다!
이 가이드 라인을 염두에두고 프로젝트 또는 BAU 또는 둘 모두에서 작업하는지 확인하는 것이 쉬워야합니다.