결과를 얻을 RFP 만들기
'견적 요청 (Request for quotation)'이라는 RFP 또는 RFQ라고도하는이 제품은 회사가 제품을 구매하고자 할 때 발행하는 문서로, 회사의 사양을 대중에게 공개하기를 원합니다. 이는 대개 여러 회사가 업무 나 직업에 입찰 할 때 경쟁 가격을 더 많이 요구하는 경우입니다. 그러나 RFP를 올바르게 준비하지 않으면 귀하의 노력으로 시간 낭비 인 입찰가가 생성되거나 더 나쁜 입찰가가 생성 될 수 있습니다.
최고의 성공을 거둘 수있는 방법은 다음과 같습니다.
난이도 : 평균
소요 시간 : 종종 며칠이 소요됩니다.
방법은 다음과 같습니다.
- 숙제하기 : RFP 작성을 시작하기 전에 필요한 것을 파악하고, 원하는 것을 파악하고, 가능한 것을 파악하십시오. 한 달에 25 번 이상 판매하지 않은 경우 1 시간에 1,500 개의 위젯을 생성 할 수있는 기계에 대해 RFP를 발행하지 마십시오. 메신저가 자전거 에서처럼 빠른 속도로 교통 체증을 겪을 수있는 경우 비행 차량에 대한 RFP를 발급 할 필요가 없습니다.
- 요구 사항과 필요 사항 구분 : 본사와 작업 현장에서 사진을 전송할 수있는 애플리케이션을 구매하려는 경우 초당 필요한 이미지 수, 필요한 이미지의 최대 크기 및 필요한 이미지 수를 지정할 수 있습니다. 필요한 해결책. 확실히, 색깔에있는 그 심상이있는 것이 좋을지도 모르지만, 저것은 진짜로 필요한가? 특정 특정이 정말로 필요하다면 "할 것이다", "해야한다", "해야한다"와 같은 단어를 사용하십시오. 이것은 이것이 요구 사항임을 나타냅니다. 단순히 "원하는"사양은 "may", "can"및 "optional"과 같은 단어로 식별해야합니다.
- 수상자가 어떻게 될지 결정하십시오 : 귀하의 RFP에 대한 응답으로 얻게되는 제안은 다를 수 있습니다. 응답하는 각 회사는 서로 다른 장단점을 가지고 있습니다. 일부는 최저 비용에 초점을 맞 춥니 다. 다른 사람들은 최고의 품질을 발휘할 것입니다. 그럼에도 불구하고 다른 사람들은 완벽한 기능을 제공 할 것입니다. 가장 저렴한 비용, 가장 빠른 배송 또는 두 가지 조합을 통해 찾고있는 것을 정면으로 결정하십시오.
- 문서 구성 : 비즈니스 를 위해 작성한 모든 것은 많은 생각을해야하며 정리되어야합니다. 윤곽선은 시작하기 좋은 곳입니다. 최소한 소개, 요구 사항, 선택 기준, 타임 라인 및 프로세스에 대한 섹션이 필요합니다. 이 섹션들 중 많은 섹션에 하위 섹션이 있습니다.
- 소개문 작성 : RFP를 게시하는 이유와 예상을 통해 잠재적 인 입찰자에게 설명 할 부분입니다. 소개에는 마감일을 포함하여 다른 섹션의 요점에 대한 요약이 포함될 수도 있습니다. 이미지 전송 시스템에 RFP를 도입하면 다음과 같은 내용을 읽을 수 있습니다. "XYZ Company는 본사에서 대도시 지역 어디서나 밴으로 이미지를 전송할 수있는 매우 안정적이고 사용하기 쉬운 시스템에 대한 제안을 요청합니다. 2007 년 3 월 5 일 월요일, 오전 8시 (태평양 표준시)에 접수되어야합니다. "
- 설명 요구 사항 :이 섹션은 가장 중요한 것 중 하나이며 대개 가장 많은 시간이 걸립니다. 전송할 이미지의 크기와 선명도 및 필요한 속도를 지정해야합니다. 구체적이어야하지만, 그것이 필수적인 경우가 아니라면 입찰가에게 어떻게 작업을 수행하기를 원하는지 말하지 마십시오. 이 부분을 시스템별로 하위 섹션으로 나눌 수 있습니다. 예 : a) 이미지 크기와 품질 b) 전송 (원하는 속도와 전송을 안전하게하는 요구 사항을 모두 포함 할 수 있음) c) 원하는 옵션 (원하는 옵션으로 색상을 나열 할 수 있음)
- 선정 기준 : 여기서는 입찰자에게 낙찰 된 입찰을 선택하는 방법을 알려줍니다. 당신은 당신이 원하는만큼 많이 또는 적게 누설 할 수 있습니다. "낙찰자가있는 경우 XYZ Company의 판단에 의해서만 선정 될 것"과 같은 문장을 포함시키는 것이 좋습니다. 일부 정부 RFP는 선택 기준에 대해 매우 구체적이지만 대부분의 상업용 RFP는 정확하지 않습니다. 각 카테고리의 특정 포인트 범위에 대해 입찰가를 부여한 스프레드 시트를 작성한 다음 팀에서 상위 3 개 점수 중 하나의 점수에서 "최고"입찰가를 선택하도록 할 수 있습니다.
- 타임 라인 :이 섹션에서는 RFP에 입찰하기를 원하는 기업들에게 그들이 얼마나 빨리 행동해야하는지, 그리고 프로세스가 얼마나 오래 걸릴 것으로 예상되는지 알려줍니다. 마감일을 정할 때 합리적이어야합니다. 복잡한 시스템에 대한 제안을 요구하지 말고 입찰자에게 며칠 만 응답하십시오. RFP가 큰 경우, 원하는 구매가 복잡한 경우 또는보다 자세한 응답이 필요한 경우 입찰 준비에 더 많은 시간을줍니다. 또한 입찰자에게 평가 프로세스의 소요 시간, 성공 여부를 통보받을시기, 제공시기를 알려줄 수있는 곳이기도합니다.
- 프로세스 : 이 섹션을 사용하여 RFP 발송에서 계약 수락 및 작업 시작에 이르기까지 프로세스가 어떻게 작동하는지 설명하십시오. 이 섹션에서는 '위의 8 단계에서 지정한 입찰가가 만기됩니다. 모든 입찰가가 모든 요구 사항을 충족하고 반응이 있는지 확인하기 위해 입찰가가 검토됩니다. 모든 반응 입찰가는 X 카테고리에서 채점됩니다 (카테고리 이름을 당신이 원한다), 상위 3 개 입찰은 제안 팀에 의해 낙찰자와 대체 선수를 선정하여 평가 될 것이다. 낙찰자와의 협상은 2 주 이내에 계약 상을 가져올 것으로 예상된다. "
- RFP 발송 방법 결정 : 대부분의 RFP는 우편으로 발송되지만 반드시 발송할 필요는 없습니다. RFP를 전자 메일로 보내거나 회사 웹 사이트에 게시 할 수 있습니다. 입찰자가 응답하는 RFP를 식별하는 데 사용해야하는 이름이나 번호를 지정하십시오.
- RFP를받을 사람을 결정하십시오 : 구매하려는 공급자를 이미 확인했을 수 있습니다. 귀사는 허용되는 공급 업체 목록을 보유 할 수도 있습니다. 그렇지 않은 경우 전문 네트워크를 통해 가능한 공급 업체를 찾을 수 있습니다. 온라인으로 검색하거나 신뢰할 수있는 공급 업체에 다른 자료를 요청하여 권장 사항을 문의 할 수 있습니다. RFP를받는 사람 목록을 "대형"회사 또는 "확립 된"공급 업체로 제한하지 마십시오. 종종 비즈니스 우승에 더 관심이있는 소규모 공급 업체의 아이디어와 더 나은 가격을 발견 할 수 있습니다.
- RFP를 보냅니다.