적절한 형식 지정은 전자 메일이 아닌받는 사람에게 하드 카피를 보내는 경우 특히 중요합니다. 편지는 페이지에 적합하고 잘 보일 필요가 있습니다.
다음 샘플 편지 형식에는 서신 작성시 포함 해야하는 정보와 비즈니스 서신에 대한 적절한 서체, 인사말, 간격, 종료 및 서명에 대한 조언이 포함됩니다 .
샘플 문자 서식
연락처 정보 ( 연락처 정보 : 귀하의 연락처 정보가 포함 된 레터 헤드에 글을 쓰고있는 경우 편지의 처음에 포함시키지 않아도됩니다.)
당신의 이름
주소
시, 주, 우편 번호
전화 번호
귀하의 이메일 주소
날짜
연락처 정보 (귀하가 작성한 개인 또는 회사)
이름
표제
회사
주소
시 (*) : 주 (*) : 우편 번호
인사말 ( 인사말 예 )
친애하는 Mr. / Ms. 성 ( 성) 을 잘 모르는 경우를 제외하고는 이름이 아닌 정식 인사말을 사용하십시오. 성별을 모르면 성명을 쓸 수 있습니다 (예 : "Dear Pat Crody" "친애하는 Mr. Crody"또는 "친애하는 Ms. Crody"대신에 그 사람의 이름 뒤에는 항상 쉼표가 아닌 비즈니스 편지에 콜론 (:)이옵니다.받는 사람의 이름을 모르는 경우 구식 "To Whom It May Concern :"을 사용하는 것은 여전히 일반적인 (그리고 안전한) 것입니다.
편지의 본문
편지의 첫 번째 단락은 귀하의 목적이 처음부터 분명하도록 편지를 쓰는 이유에 대한 소개를 제공해야합니다.
그런 다음 다음 단락에서 요청 또는 제공하는 정보에 대한 자세한 정보와 구체적인 정보를 제공하십시오.
서신의 마지막 단락은 귀하가 서면으로 작성한 이유를 반복하고 귀하의 요청을 검토 한 독자에게 감사해야합니다.
적절한 경우 서면으로 응답하거나 귀하의 요청에 대해 더상의하기 위해 회의를 주선 할 기회를 정중하게 요청해야합니다.
폐쇄
안부 인사 ( 마감 사례 )
서명
필기체 서명 (하드 카피 용 - 문자에 서명 하기 위해 파란색 또는 검은 색 잉크 사용)
입력 된 서명
이메일 편지를 보내려는 경우 여기 에 포함 할 내용과 서명 서식을 지정하는 방법이 나와 있습니다 .
편지 서식 지정 팁
- 편지를 쓸 때, 편지의 목적이 분명하도록 편지가 단순하고 집중되어야합니다.
- 한 칸의 공백으로 한 문단 사이에 공백을 둡니다 . 편지를 왼쪽으로 정당화하십시오.
- Arial, Times New Roman, Courier New 또는 Verdana와 같은 일반 글꼴을 사용하십시오. 글꼴 크기는 10 또는 12 포인트 여야합니다.
- 인사말과 폐회 전에 공백으로 남겨 둡니다.
- 비즈니스 서신은 항상 유색 인화지 또는 개인 거상이 아닌 흰색 본드 지에 인쇄해야합니다.
형식 오류 및 오타 확인
귀하의 비즈니스 서신을 작성한 후에는 화면에서 철자 검사를 사용하여 교정하십시오. 그런 다음 인쇄하여 적어도 한 번 이상 읽고 오류나 오타가 없는지 확인하십시오. 하드 카피에서 오류를 찾아내는 것이 더 쉽습니다.
사이에 공백이없는 두 단락이나 잘못 들여 쓰기 된 줄과 같은 서식 지정 오류도주의하십시오.
그런 다음 봉투에 편지를 올리기 전에 파란색 또는 검은 색 잉크를 사용하여 입력 한 이름 위에 서명하는 것을 잊지 마십시오.
Microsoft Word 또는 다른 워드 프로세싱 프로그램을 사용하여 편지를 쓰는 경우 편지를 올바르게 서식을 지정할 수있는 서식 파일이 있습니다. 무료 Microsoft Word 편지 서식 에 대한 자세한 내용은 다음과 같습니다.
더 많은 편지 쓰기 정보
비즈니스 편지를 쓰는 방법을 아는 것은 필수 기술이므로 여기 몇 가지 기사가 있습니다.
일반적인 형식을 사용하여 비즈니스 서신을 작성하고 다양한 비즈니스 서신 템플릿을 검토 하는 방법에 대한 기본 사항으로 시작하십시오. 또한 이러한 고용 관련 비즈니스 서신의 예를 볼 수 있습니다. 형식 지정에 대한 자세한 내용을 검토 하고 비즈니스 서신을 형식화하는 방법 에 대한 다른 예를 살펴보십시오 .
보기를 통해 배우고 싶다면, 커버 레터, 인터뷰 감사 편지, 후속 편지, 취업 승인 및 거절 편지, 사직서 및 감사 편지와 같은 다양한 비즈니스 서신 유형을 선택할 수 있습니다.
편지 샘플을 검토하는 과정에서 그 모든 것과 더 많은 비즈니스 및 취업 관련 편지 샘플을 찾을 수 있습니다.
모든 비즈니스 서신이 인쇄되거나 우편으로 발송되는 것은 아니므 로 전문적인 이메일 및 서신 작성을위한 지침 을 검토하는 것이 중요합니다 .