효과적인 이메일 작성 방법

01 첫째, 메시지와 수신자를 생각해 보라.

다음으로받는 사람의 관점을 고려하십시오. 그 사람이 행동을 취하거나 당신의 메시지를 이해하기 위해 필요한 정보는 무엇입니까? 필요한 (과도하지 않은) 배경 정보를 제공하십시오. 또한이 특정 수신자에게 적절한 에티켓을 명심하십시오. OMG 또는 LOL과 같은 이모티콘 및 약어는 업무용 응용 프로그램 및 대부분의 업무용 전자 메일에 적합하지 않습니다.

02 서술적인 전자 메일 제목 줄 작성

전자 메일을 작성할 때 "hi"또는 "work-at-home jobs"와 같이 제목에 막연한 내용을 쓰거나 공란으로 두지 마십시오. 이러한 종류의 제목을 가진 이메일은받는 사람의 스팸 함으로 끝날 가능성이 있거나 단순히 무시됩니다. 직업을 신청하는 경우 제목 줄에 직위의 이름을 입력하십시오. 이메일이 동료에게 보내는 것이라면 제목 줄에 메시지의 목적을 요약 한 짧은 문장을 만드십시오. 설명이 포함 된 제목을 쓰는 또 다른 이점은 나중에 검색 할 필요가있을 때받은 편지함에서 쉽게 찾을 수 있다는 것입니다. 그래도 "Question"과 같은 이메일 행을 사용하면 도움이되지 않습니다.

03 수신자에게 적절하게 인사

받는 사람의 이름을 알고 있지만 그 사람을 개인적으로 알지 못하는 경우, 제목을 사용하여 인사하십시오 (예 : 브루넬리 양생님. "Mrs."또는 "Miss"이 적절한 지 불확실한 여성은 "Ms."을 사용하십시오. 성별에 대해 확신이 서지 않으면 Chris Smith와 같은 성과 이름을 사용하십시오. 그 사람의 이름을 모른다면 인사말없이 이메일을 시작하거나 간단한 인사말을 사용하십시오. 안녕하세요, 인사, 친애하는 관리자 등

동료 나 다른 사람에게 이메일을 보내려면 직접 또는 전화로 사용할 이름을 사용하십시오.

04 올바른 문법과 구두법 사용

이메일에서 올바른 문법을 사용하는 것은 매우 중요합니다. 의식적으로 또는 무의식적으로 독자는 보낸 사람에게 문법 오류가 있는지 벌칙을줍니다.

• 실연 형 문장 - 이메일을 쓸 때 마침표를 남겨 두지 마십시오. 그 작은 멈춤은 독자가 단어의 의미를 취할 시간을줍니다. 짧은 문장은 이러한 작은 멈춤을 더 많이 허용합니다. 기술적으로 실행되지 않는 문장 일지라도 긴 문장을 어기십시오.
• 쉼표 - 쉼표가 너무 적거나 많으면 혼동 될 수 있습니다. 쉼표를 올바르게 사용하는 법을 배우십시오.
• 제목 - 동사 계약 -이 유형의 오류에 대한 문장은 의사 소통 기술이 뛰어난 후보자를 찾고있는 사용자에게는 적기입니다. 주제 - 동사 계약에 대한 규칙을 검토하십시오.

05 영문 철자 및 대문자 확인

맞춤법 검사기를 사용하되 의존하지 마십시오. 맞춤법 검사기는 "해당"에 대한 "해당"또는 "해당"에 대해 "해당"을 포착하지 않으며 이러한 유형의 오류는 부주의를 나타냅니다. "though"에 "you"또는 "tho"에 "u"와 같은 문자 약어를 사용하지 마십시오.

올바른 대소 문자를 사용하십시오. 대부분의 사람들은 문장의 시작과 고유 명사를 알기 위해 노력하지만 많은 사람들이 이메일에서 그렇게하지 못합니다. Shift 키를 누르기 위해 여분의 순간을 잡아도 상관이 없음을 보여줍니다. 반면에 대문자가 너무 많으면 독자의주의가 산만해질 수 있습니다. 모든 대문자 (많은 사람이 직접 비명을 지르는 것과 동일하게 해석 함)로 문장을 쓰지 말고 강조하기 위해 문장이나 고유 명사의 시작 부분에없는 단어의 첫 글자를 대문자로 사용하십시오.

06 전자 메일에서 간단한 서식 사용

이메일 프로그램은 모두 다르게 표시됩니다. 화면에 완벽하게 정렬 된 모습이 다른 사람의 마음과 함께 움직일 수 있습니다. 이러한 이유 때문에 이력서 나 커버 레터와 같이 형식이 잘 지정된 워드 프로세싱 문서를 전자 메일에 붙여 넣지 마십시오. 일반 텍스트 형식으로 작성된 문서를 사용하십시오.

단락을 짧게 만드십시오. 마침표와 마찬가지로 단락은 독자의 눈을 편안하게합니다. 누군가 휴대 전화로 이메일을 읽으면 간단한 단락으로 혜택을 볼 수 있습니다. 단락에 관한 기본 규칙을 계속 준수하도록주의하십시오.

07 간결하게

그 요점을 묻어 버린 이메일을 방탕하다가 표적이되고 결국 잊혀지 게됩니다. 또는 악화 될 수 있습니다. 간결한 언어를 사용하여 목적을 명확하게하십시오.

• 어휘 사용 제거 - 사용 동사로 작성하십시오. "잭이 저에게 양식을 보냈습니다"는 활동 동사를 사용합니다. "잭에 의해 형태가 나에게 보내졌다."수동적이다. 수동형은 몇 가지 단어 만 사용하지만 합쳐집니다. 그것보다 더, 그것은 독자가 그들의 머리에있는 아이디어를 재정렬 할 것을 요구한다.
• 포인트에 집착 - 불필요한 정보 나 아이디어를 추가하려는 유혹에 저항하십시오. 다른 이메일을 위해 저장하십시오.
• 글 머리 기호 사용 - 리더가 시각적 인 단서를 사용하여 중요한 것을 가져올 수 있습니다. 그러나 글 머리 기호가 표시되는 방법에 대해 의심이가는 경우에는 별표 나 하이픈을 사용하여 글 머리 기호를 만듭니다.

08 전자 메일에 적합하게 서명하십시오.

전자 메일의 기본값이 표준 서명 인 경우 보내는 특정 전자 메일에 적합한 지 확인하십시오. 정치적 진술이나 자녀의 이름과 나이가있는 서명은 개인 전자 메일에는 적합하지만 업무용으로는 개인 서명이 적습니다. 직장과 고용주에 따라 전자 메일 서명을 따옴표로 개인 설정할 수도 있습니다. 비 논란의 무언가를 선택하십시오. 직업에 대해 질문하는 경우, 따옴표 또는 추가 개인 설정없이 적절한 연락처 정보를 제공하기 위해 서명을 사용하십시오.

09 다시 보내기 전에 다시 읽기 / 다시보기 보내기

보내기를 누르기 전에 맞춤법 및 구두점 오류를 확인하십시오. 구직 신청서에 대해 이메일에서 오류를 발견하면 수정 한 다음 다시 보내기를 누르십시오. 또한 콘텐츠를 다시 읽습니다. 이메일이 길면 간결하게 만드는 방법에 대해 생각해보십시오. 이메일이 논란의 여지가 있거나 분노로 작성된 경우 save not send를 누르십시오. 몇 시간에서 며칠 후 다시 돌아와서 여전히 보내고 싶은지 확인하십시오.

전자 메일을 보내기 전에해야 할 일이 많지만 효과적인 전자 메일을 보내고 전자 메일을보다 효율적으로 구성하는 경우 실제로는 시간이 많이 걸리지 않을 것입니다.