직장 회의 또는 회의에 대한 서면 기록 유지
이러한 작업을 기교있게 처리 할 수있는 몇 가지 지침이 있습니다. 회의 전, 회의 중, 회의 후에 무엇을해야하는지 알아보십시오.
회의 전
- 녹음 도구 선택 : 가장 먼저해야 할 일은 메모 작성 방법을 결정하는 것입니다. 올드 스쿨에 가서 펜과 종이를 사용하거나 기술로 이동하여 랩톱 컴퓨터, 태블릿 또는 스마트 폰을 사용합니까? 상사와상의하여 특정 방법을 사용하기를 선호하는지 확인하십시오. 가능성은 희박하지만 가능합니다.
- 선택 도구가 작동 중인지 확인하고 원래의 도구가 실패 할 경우를 대비하여 백업을 준비하십시오. 예를 들어, 노트북을 가지고 오면 펜과 종이를 가지고 다니십시오. 컴퓨터가 충돌 한 경우에 쓸 내용을 검색하는 동안 회의를 중단하지 않으려 고합니다.
- 회의가 시작되기 전에 회의 의제 를 읽으십시오. 분에 대한 개요를 공식화 할 수 있습니다. 각 항목 아래에 약간의 여백을 남기고 거기에 메모를 씁니다. 이렇게하면 모임을 운영하는 사람이 일정에 충실하는 한 일을 좀 더 쉽게 할 수 있습니다.
회의 중
- 참석 시트를 지나서 모든 사람들이 로그인했는지 확인하십시오. 모든 참석자 목록을 공식 회의록에 포함시켜야합니다.
- 모든 사람이 누구인지 확인하십시오. 그렇게하면 말하고있는 사람을 식별하고 해당 정보를 올바르게 기록 할 수 있습니다.
- 회의가 시작될 시간을 기록하십시오.
- 모든 의견을 적어 두지 마십시오. 주요 아이디어 만 포함해도 괜찮습니다. 당신이 동의하지 않는 항목을 남기지 않도록 조심하십시오. 편견이 당신에게 영향을 주어서는 안됩니다. 이것은 공식적인 계정이며 무슨 일이 일어 났는지에 대한 당신의 견해가 아님을 기억하십시오!
- 작성한 모든 동작과 작성한 동작을 적어 두십시오. 당신은 누가 모션을 시작했는지 적어 둘 필요가 없습니다. 물론 조직의 규칙이 다를 수 있으므로 먼저 규칙을 확인하십시오.
- 어떤 모임이나 토론에서 투표가 다음 회의까지 연기된다면, 메모 해 두십시오.
- 회의 종료 시간을 기록하십시오.
회의 후
- 회의가 끝나자 마자 가능한 한 빨리 분을 입력하십시오. 메모에 오류가 있거나 질문이있는 경우 다른 참석자와 이야기하여 신속하게 정리할 수 있습니다.
- 회의록의 최종 사본에는 조직 명,위원회 명칭, 회의 유형 (일일, 주간, 월간, 연례 또는 특별) 및 그 목적을 기입하십시오.
- 시작과 끝 시간을 알려주십시오.
- 참석자 목록과 누가 회의를 실행했는지에 대한 메모를 제공하십시오. 여기에 분이 걸렸다는 것을 나타낼 수도 있습니다. 참가자 명단에 귀하의 이름을 적고, 이름 뒤에 괄호 안에 분을 사용했다고 말하십시오. 또는 문서 끝에 "Respectively submitted by"라는 글자를 쓴 다음 이름 옆에 서명 할 수 있습니다.
- 제출하기 전에 몇 분을 교정하십시오. 참석 한 다른 사람에게 그들도 살펴 보라고하세요. 그 또는 그녀는 실수로 뭔가를 남겨 두었다면 알려주 게 될 것입니다.
- 다른 방법을 지시하지 않는 한 회의 운영자에게 제출하십시오.