왜 전문적인 이메일을 보내시겠습니까? 여러 가지 이유가 있습니다. 당신은 잠재적 인 고용주에게 귀하의 서한을 보내거나, 참고로 동의 한 동료에게 감사 편지를 보내거나, 현 사장에게 사직서를 보내거나, 추천서를 요청할 수 있습니다.
개인이 아닌 이메일을 보내는 다른 이유가있을 수 있습니다. 실제로 모든 이메일이 체계적이고 전문적인지 확인하는 것이 좋습니다. 메시지에 포함 할 내용, 포함하지 말아야 할 것, 이메일 메시지를 닫고 서명하고 보내는 방법은 다음과 같습니다.
전문 전자 메일 메시지 지침
고품질의 전문 이메일을 작성하려면 다음 단계를 검토하십시오. 언제든지 수신자에게 큰 인상을 남길 수 있습니다.
- 제목란 : 제목란은 귀하의 서면 목적을 간결하게 전달해야합니다. 귀하의 제목은 "감사합니다"또는 "추천 요청"처럼 간단 할 수 있습니다.
- 인사말 : 매우 짧은 이메일을 작성하는 경우에도 인사말을 포함하십시오. 그 사람의 이름을 아는 경우 그것을 포함 시키십시오. 그 사람과 이름을 짓지 않는 한, 그 사람의 이름으로 전화하십시오.
- 길이 : 가능한 한 간결하게 이메일을 보관하십시오. 사람들은 긴 이메일을 보지 않으므로 중요한 정보 만 포함합니다.
- 글꼴 스타일 : 화려한 글꼴 , 장난이 심한 글꼴 또는 색상이있는 글꼴을 피하십시오. 이것들은받는 사람을 당신의 실제적인 메시지로부터 산만하게 만듭니다. 굵은 글씨체와 이탤릭체를 너무 많이 사용하지 마십시오. 전자 메일이 어수선하게 보입니다. 모든 대문자로 쓰지 마십시오. 이것은 전자 메일로 화가 나 지나치게 퍼지게됩니다.
- 이모티콘 : 전문 이메일에 이모티콘을 포함하지 마십시오. 개인적인 서신을 위해 이것들을 저장하십시오.
- 철자법과 문법 : 이메일을 쓰는 것만으로 철자법과 문법 이 엉망이되는 것은 아닙니다. 이메일을 보내시기 전에 신중하게 수정하십시오. 오류가없는 메시지는 전자 메일을 심각하게 받아 들여야 함을받는 사람에게 알립니다.
- 마감 : 간단한 "감사합니다", "최고"또는 다른 단순한 발송, 그리고 귀하의 이름으로 서명하십시오. 대부분의 전자 메일 계정을 사용하면 이름, 제목 및 연락처 정보가 포함 된 서명을 모든 전자 메일에 포함시킬 수 있습니다. 이것은 각 서신을보다 전문적으로 만드는 훌륭한 방법입니다.
추가 전문 전자 메일 메시지 팁
이메일을 작성한 후 "보내기"버튼을 클릭하기 전에 다음 단계를 모두 수행하십시오.
- 귀하의 메시지가 완전 한지 확인하십시오 : 귀하의 이메일의 제목 줄 이 채워 졌는지, 서명 을 포함 했는지, 적절한 연락 담당자에게 메시지를 보내고 숨은 참조 필드를 채워서 자신에게 복사하여 이메일 메시지의 기록을 남깁니다.
- 이메일 메시지 증거 : 발송하기 전에 맞춤법 검사와 문법 및 대문자 사용을 확인하십시오. 그들은 이메일 편지 구직 서신 에서 종이 편지에 나와있는 것처럼 중요합니다.
- 테스트 전자 메일 메시지 보내기 : 전자 메일 을 실제로 보내기 전에 먼저 메시지를 보내어 서식이 작동하는지 확인하고 아무 것도 보이지 않는지 확인하십시오. 모든 것이 잘되면 연락을 취하는 회사 나 개인에게 이메일을 보내십시오.
- 자신에게 전자 메일 메시지 복사본 보내기 : 숨은 참조 필드를 사용하여 전자 메일 메시지 복사본을 자신에게 보내면 메시지를 보낸 시간과 보낸 사람의 기록을 볼 수 있습니다. 전송 된 폴더에서이 정보를 찾을 수도 있습니다.
- 사본 보관 : 많은 이메일 프로그램을 사용하면 폴더를 보내서 중요한 과거 이메일을 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 모든 직업 검색 이메일을위한 폴더를 설정하고 직업 검색 폴더에 보내는 이메일 메시지 사본을 제출하십시오.
이메일을 정기적으로 확인하십시오.
구직 활동을 할 때 시간은 중요하므로 정기적으로 자주 이메일을 확인하여 중요한 기회를 놓치지 마십시오. 최소한 아침과 오후에 이메일을 확인하십시오. 그러면받는 메시지에 적시에 응답 할 시간이 있습니다.
요즈음, 스마트 폰을 사용하면 어디를 가든지 원할 때마다 쉽게 이메일을 확인할 수 있으므로 컴퓨터를 다시 사용할 필요가 없습니다. 사실 새 이메일 메시지에 대한 알림을받을 수 있으므로받은 편지함에 도착하자마자 읽을 수 있습니다.