차이점은 개인 비서는 단 한 사람 만 돕고 쇼핑이나 사회적 약속을 잡는 등의 개인 작업을 도울 수 있다는 것입니다.
어떤 사람들은 프로젝트 작업을 보조원에게 위임하거나 그들의 비서가 부재 할 때 그들을 대신하도록합니다.
개인 비서를위한 직업 필요 조건
교육 측면에서 개인 비서를위한 최소한의 요구 사항은 없지만 비즈니스 또는 행정 업무의 배경이 도움이됩니다. 어떤 경우에는 두 번째 또는 세 번째 언어가 중요 할 수 있습니다. 일반적으로 당신의 기술은 당신의 교육보다 중요합니다. 이러한 필수 기술에 대한 토론은 이러한 유형의 직업이 당신에게 적합한 지 판단하는 데 도움이 될 수 있습니다.
다음은 이력서, 커버 레터, 취업 지원서 및 인터뷰를위한 개인 비서 기술 목록입니다. 필수 기술은 귀하가 신청하는 직업에 따라 다를 수 있으므로 직업 및 기술 유형별로 나열된 기술 목록도 검토하십시오. 이 목록을보고 이전 직업에서이 기술을 사용했는지 또는 훈련을 통해이 기술을 습득했는지 확인하십시오.
이 기술을 사용하거나 개발 한시기와 방법을 기록하십시오.
그런 다음 이력서와 보상 서한에 추가하거나 일자리 신청서 작성을 위해 편리하게 보관하십시오. 응용 프로그램을 화면에 사람들은 종종 핵심 기술을 찾고 있습니다. 직업에 필요한대로 게시 된 스킬과 기술을 조화 시키십시오. 그런 다음 그들이 귀하의 안내 책자에 언급되어 있고 이력서에 기재되어 있는지 확인하십시오.
또한 이전 직책에서 자신의 기술을 어떻게 사용했는지에 대한 인터뷰 답변을 개발해야합니다. 이러한 기술 중 하나 이상을 사용하여 작업장에서 발생한 문제를 어떻게 해결했는지 보여주는 예가 있습니다. 당신의 기술을 어떻게 사용하여 프로젝트의 성공에 기여했는지 보여주십시오.
개인 보조 기술의 예
이 목록은 철저하지는 않지만 개인 비서를 위해 가장 중요하고 요구되는 기술 중 일부를 포함합니다.
조직 및 시간 관리
개인 비서로서, 당신의 일의 상당 부분은 다른 사람을 체계적이고 일정하게 유지하는 것입니다. 따라서 자신을 잘 조직해야합니다. 다행히 조직 을 배울 수 있습니다. 시간을보다 효율적으로 사용 하고 관리자의 삶과 질서를 유지하기 위해 적응할 수있는 구체적인 기술이 있습니다.
서면 및 구두 의사 소통
지시 사항을 이해하고 준수해야하며 명확하고 정직하게 정보를 전달해야합니다. 직책의 세부 사항에 따라 고객을 환영하거나 서신에 회신하거나 보고서 및 프레젠테이션을 작성해야 할 수도 있습니다. 이러한 모든 작업에는 말하기, 쓰기, 듣기 및 읽기와 같은 최고 수준의 의사 소통 기술 이 필요합니다.
세부 사항에 대한 정확도 및주의
세세한 부분에 대한주의는 잘 조직 된 대화와 의사 소통에 중요한 요소입니다.
모호하거나 부정확하여 비효율을 극도로 저해하며 심각한 실수를 유발하거나 관리자의 동료를 소외시킬 수 있습니다.
관련 소프트웨어에 대한 지식
어떤 소프트웨어를 다룰 지 결정해야 하겠지만 워드 프로세서, 스프레드 시트, 데이터베이스, 캘린더, 데스크톱 게시 및 파워 포인트 등이 포함될 수 있습니다. 적어도 최소한의 기술 지원을 제공 할 수 있다는 것이 장점입니다. 관리자의 목표를 달성하는 데 가장 적합한 도구를 제공하는 여러 가지 프로그램과 앱을 직접 선택해야 할 수도 있습니다. 항상, 당신의 임무는 매니저의 일을 더 쉽고 간단하게 만드는 것입니다. 그러면 많은 비하인드 룸에서의 문제 해결이 필요할 수도 있습니다.
재치와 재량
개인 비서로서 영업 비밀부터 기밀로 유지해야하는 고도의 개인 정보에 이르기까지 민감한 자료에 자주 노출됩니다.
관련 기술은 재치 (tact)이며, 다른 사람들이 어렵거나 당혹 스러울 수있는 정보에 부드럽게 또는 전혀 반응하지 않는 능력입니다. 다른 말로하면 관리자에게 취약한 사람이 안전해야합니다. 어쨌든 얼마나 많은 도움이 필요한지 당신 만 알게 될 것입니다.
개인 보조 기술 목록
행정 기술
이러한 기술은 종종 개인 비서를위한 직업 설명의 일부이거나 부가 가치 기술입니다. 고용주는 그녀를 위해 이러한 작업을 수행 할 수있는 사람이 필요할 수 있습니다.
- 관리
- 설비
- 일치
- 심부름
- 이벤트
- 이벤트 기획
- 줄질
- 절차 구현
- 일정 유지 보수
- 회의
- 관리 사무소
- 프로젝트 관리
- 연구
- 스케줄링
- 받아쓰기 받기
- 메시지 가져 오기
- 메모하기
- 여행 준비
- 여행 계획
커뮤니케이션 기술
개인 비서로서 모든면에서 커뮤니케이션이 중요합니다. 경험이나 훈련을 보여줄 준비를하십시오.
- 전화 응답
- 통신
- 이메일
- 인사말
- 취급 문의
- 네트워킹
- 비언어적 커뮤니케이션
- 상영 전화
- 언어 커뮤니케이션
- 서면 통신
재정 기술
이러한 작업에 대한 경험이나 교육이 있습니까?
- 회계
- 예산 편성
- 구매
- 소싱
- 쇼핑
기술 능력
다른 플랫폼과 장치를 사용하고 기본적인 문제 해결을 수행 할 수 있습니까?
- 컴퓨터 (PC, Mac, 태블릿)
- 데이터베이스 관리
- 마이크로 소프트 오피스
- 프리젠 테이션 준비
- 보고서
- 워드 프로세싱
개인 마스터리 스킬
이러한 기술은 종종 당신의 성격의 일부입니다. 어떻게 사용하고 개발했는지 보여주십시오.
- 기밀 유지
- 외교
- 신중
- 적응성
- 대인 관계
- 멀티 태스킹
- 조직
- 긍정적 인 태도
- 문제 해결
- 전문적인 태도
- 자기 동기 부여
- 팀 플레이어
- 시간 관리
- 독립적으로 일하라.
이전 직업에서이 기술을 사용하지 않았다면, 자원 봉사자 또는 무급 직업에서 어떻게 개발했는지를 보거나 개인 생활에서 사용하십시오. 신앙 공동체의 일원으로 또는 학교의 학생 프로젝트를 위해이 기술을 사용합니까? 스포츠 팀 또는 개인 스포츠의 일부로 기술을 개발 했습니까? 그 경험은 또한 귀중 할 수 있고 당신을 위치를위한 더 나은 후보자로 만들 수 있습니다.
샘플 개인 비서 이력서
개인 비서를 위해 고안된 추적 용 샘플 이력서에서는 위에서 언급 한 기술 중 몇 가지가 텍스트, 특히 초기 "자격 요약"에 어떻게 통합되는지 기록해 두십시오.
카렌 오델
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
휴대 전화 : 870.123.4567
개인 비서
세부 수준 지향적이고 고도로 조직 된 개인 비서는 C 수준의 임원에 대한 원활한 지원을 제공합니다. 간편하고 독립적으로 행정, 약속 및 여행 스케줄링, 쇼핑 및 이벤트 계획 책임을 효율적으로 수행합니다. 핵심 역량:
- 관리 : 민감한 데이터를 처리하고 무결성 및 기밀성을 유지하면서 모든 서신 및 구술을 처리합니다. 회의 및 특별 행사를 적극적으로 조정하고 조형 단계에서 합병증을 해결함으로써 경영진의 의사 결정에 스트레스없는 환경을 보장합니다.
- 커뮤니케이션 : 고객, 공급 업체 및 프로젝트 이해 관계자와의 직접적인 관계 형성은 직접 또는 서면으로 이루어집니다. 프로젝트와 이벤트의 양질의 실행을 보장하기 위해 당사자 들간에 외교적으로 네트워킹하는 데 대한 Adept.
- 재정 관리 : 회계 교육을 활용하여 책의 균형을 정확하게 맞추고 예산 책정 및 구매 기능을 수행 할 수 있습니다.
- 주요 강점 : 긍정적이고 능숙하게 전문적인 태도로 다른 사람들의 신뢰와 참여를 심어주는 능력. 기술 능숙도에는 Microsoft Office Suite, QuickBooks 및 Adobe Creative Suite가 포함됩니다. 스페인어에 능통합니다.
Glengarry Incorporated, 컬럼비아, 미주리 주
대통령 개인 보조 (20XX에서 현재까지)
의사 소통, 서신 관리, 사무 관리, 공급 업체 관계, 약속 스케줄링, 여행 조정 및 이벤트 기획 기능을 포함한 책임 범위를 가진 부티크 재정적 자문 회사 설립자에 대한 포괄적 인 관리 및 개인 지원을 제공합니다.
- 골프 및 테니스 리조트 주말, 재무 계획 세미나, 주주 연회 등 성공적인 고객 관계 행사에 대한 모든 세부 사항을 계획했습니다.
- 비용 효율적인 여행 및 엔터테인먼트 공급 업체를 제공하고 확보하여 출장비를 15 % 줄입니다.
- Adobe Creative Suite를 사용하여 눈길을 끄는 새로운 마케팅 브로셔 및 월간 뉴스 레터를 만들 수 있습니다.
Creekside 회계, 콜롬비아, 미주리 주
행정 보조 (20XX ~ 20XX)
3 명의 CPA 그룹을 관리 비서로 재직했습니다. 고객을 인사하고 개인 연락처 및 금융 정보를 수집했습니다. 조직 된 클라이언트 파일. 회의 일정을 계획하고 메모를 작성하고, 전화 접수 및 처리 된 서신을 처리했습니다.
- 쾌활한 태도와 세심한 배려로 고객과 고용주가 자주 추천합니다.
- 독점적 인 세금 관리 소프트웨어를 사용하여 고객과 신규 직원을 양성하는 데 도움을주었습니다.
교육
학사 경영 (사소한 : 회계); 3.52 GPA
University of Missouri, 미주리 주 콜롬비아
테니스 팀, Kappa Alpha Theta Sorority, Toastmasters Club, 마드리드, 스페인에서의 Year Abroad