모든 사람이 쉽게 사용할 수있는 프로젝트 위험 요소 등록
얼마나 자주 당신은 서류 접수 시스템에서 위험 등록부가 어려워하는 것을 보았습니까? 그것들은 프로젝트가 시작될 때 만들어졌고, 잊혀진 채 신속히 구식이되었습니다.
훌륭한 리스크 관리를 위해서는 새로운 위험을 정기적으로 확인하고 기존 위험을 검토하고 완화 활동을 계획해야합니다. 그러면 우리는 어떻게이 일이 일어날 가능성을 더 높일 수 있습니까?
01 좋은 위험 등록기 디자인
위험 관리 참여를 장려하는 한 가지 방법은 좋은 위험 등록기 설계입니다. 잘 설계된 레지스터는 프로젝트의 전반적인 위험 수준을 귀사 및 다른 프로젝트 팀원들에게 신속하게 전달합니다.
필요한 경우 개별 위험에 대한 세부 정보에 쉽게 액세스 할 수 있어야합니다. 이것은 다시 모든 사람들이 위험에 대해 생각하도록 유도해야합니다. 즉, 새로운 것이 발생했을 때이를 발견하고 기존 위험을 완화하기 위해 조치를 취하고 조치를 취해야합니다.
02 오른쪽 필드 포함
최소한 귀하의 위험 등록부는 다음을 포함해야합니다 :
- 각 위험에 대한 고유 한 식별자
- "호우로 인해 농작물을 망칠 수있는 홍수의 위험이 있습니다."와 같은 원인, 위험 상황 및 영향을 포함한 위험에 대한 설명.
- 위험 대응 조치
- 위험 관리 담당자
03 추가 조치
확률, 영향 및 전반적인 위험에 대한 정량적 측정 및 위험한 프로젝트에 대한 완화 후의 잔여 가치를 포함 할 수 있습니다.
Monte Carlo 방법 또는 예상 금전적 가치와 같은 위험 평가 기법을 사용하는 경우 자동으로 계산되는 수치 및 필드가 유용 할 수 있습니다. 기타 유용한 필드에는 주요 날짜, 위험 범주, 위험 대응 범주, 근접성, 완화 비용 및 상태가 포함됩니다.
포함 할 수있는 필드의 수에는 제한이 없지만 키 필드 만 모든 위험 목록보기에 표시되어야합니다. 그렇지 않으면 목록보기가 지나치게 세부적으로 복잡해질 수 있습니다. 시청자는 목록보기에서 위험 항목을 클릭하면 특정 위험에 대한 모든 필드를 보여주는 상세보기로 이동하는 것이 이상적입니다.
04 다른 옵션
각 프로젝트에 대해 위험 요소 등록 데이터베이스를 작성하여 표준 필드 세트에만 국한되지 않도록 할 수 있습니다. 스프레드 시트가 프로젝트, 특히 소규모 프로젝트를 추적하는 데 도움이 될 수 있지만 Kahootz 또는 Podio에서 만들 수있는 것과 같이 실제 데이터베이스가 더 좋을 수 있습니다. 필요한 경우 문서와 많은 양의 텍스트를 쉽게 추가 할 수 있습니다.
05 교통 신호등
시각적 효과를 내기 위해 신호등 시스템을이기는 것은 어렵습니다. 사용자는 직관적으로 빨간색은 위험도가 높고 황색은 중간 위험을, 녹색은 위험이 낮음을 의미합니다. 이를 통해 독자는 이해를 돕기 위해 시각적 인 단서를 신속하게 제공 할 수 있습니다.
06 보안 기능
프로젝트 팀의 모든 구성원 및 일부 이해 관계자가 위험 등록부를 볼 수있게함으로써 참여를 권장 할 수 있습니다. 그러나 등록자에 대한 사용자 액세스 권한을 설정해야 프로젝트 관리자 , 프로젝트 지원 또는 위험 관리인 과 같은 특정 프로젝트 역할 만 편집 할 수 있습니다. 누가 언제 무엇을 변경했는지에 대한 감사 내역을 만들 수 있습니다.
07 요약 위험 요소 프로파일
선임 프로젝트 팀 구성원 및 프로젝트 보드 및 기업 / 프로그램 관리와 같은 이해 관계자는 모든 위험 요소의 목록보기를 소화 할 시간이 없을 수도 있습니다. 그들에게 요약 된 위험 프로파일은 프로젝트가 제시 한 총 위험 요소를 간략하게 보여줍니다. 각 확률 및 영향 수준에서의 위험 수를 보여줍니다.
08 커뮤니케이션에 관한 모든 것
프로젝트 리스크 레지스터를 설계 할 때 위험 및 완화 조치를 나열하는 것만이 아니라는 점을 기억하십시오. 목표는 위험 관리에서 동료와 소통하고 참여시키는 것입니다. 당신의 디자인은 다른 관객에 대한 다른 견해와 함께이 목표를 반영해야합니다. 잘 설계된 위험 요소 등록기는 이러한 방식으로 프로젝트의 위험 관리를 향상시킬 수 있습니다.